Transparence
Comment est établie une soumission chez OKTO, étape par étape
Nous ne publions pas de prix sur ce site, parce qu’un montant affiché sans connaître votre environnement ne veut rien dire. Ce que nous pouvons publier, c’est la méthode : ce qu’on vous demande, ce qu’on regarde, ce qui fait varier le résultat, ce que contient le document et ce qui se passe après.
Une soumission en services informatiques s’établit en six étapes : un premier appel, un inventaire réel du parc, un examen de l’état des systèmes, la construction de la proposition, une rencontre de présentation ligne par ligne, puis la décision. Le montant arrive après l’inventaire, jamais avant, parce qu’il découle du nombre d’appareils et de l’état de départ.
Le premier appel
Ce qu’on vous demande la première fois
La première rencontre est sans engagement et elle ne sert pas à vous présenter nos forfaits. Elle sert à comprendre ce qui ne va pas aujourd’hui, ce qui a déjà été essayé, et ce qui arriverait à votre entreprise si vos systèmes tombaient un mardi matin. Les questions sont toujours les mêmes : combien de personnes travaillent chez vous, combien d’appareils, y a-t-il des serveurs sur place, où vivent vos courriels et vos fichiers, qui s’occupe de l’informatique en ce moment, et qu’est-ce qui vous a fait chercher un fournisseur maintenant. Cette dernière question est la plus révélatrice. Une entreprise qui cherche parce que son fournisseur ne répond plus n’a pas le même besoin qu’une entreprise qui vient de perdre des données.
L’inventaire précède le chiffre. Toujours dans cet ordre.
Ce qu’on ne fait pas à ce moment-là : donner un montant. Un chiffre lancé au téléphone avant l’inventaire est soit une moyenne inutile, soit un prix d’appel qui montera plus tard. On préfère vous dire quand vous l’aurez.
Le déroulement
Les six étapes, de la découverte à la proposition
Aucune étape n’est sautée, y compris quand l’entreprise est petite. C’est exactement ce qui permet de tenir le montant annoncé au lieu de le corriger trois mois plus tard.
- Premier appel. Une conversation pour comprendre votre situation, votre taille, vos contraintes et l’urgence réelle. Sans engagement et sans montant à ce stade. On vous dit franchement si votre besoin dépasse ou n’atteint pas ce qu’on fait.
- Inventaire. Relevé de ce que vous avez vraiment : postes, serveurs, appareils mobiles, licences, courriels, fichiers, sauvegardes, équipements réseau, applications métier. La plupart des entreprises découvrent ici des appareils dont elles avaient oublié l’existence, et parfois des comptes d’anciens employés encore actifs.
- Examen de l’état. On regarde ce qui est encore soutenu par son éditeur, ce qui est en fin de vie, ce qui est sauvegardé et ce qui est exposé sur Internet. C’est cette étape qui explique pourquoi deux entreprises de même taille ne reçoivent pas la même proposition.
- Construction de la proposition. On choisit le forfait qui correspond à votre besoin réel, on ajoute ou non le module vCIO, et on sépare clairement ce qui est récurrent de ce qui est un projet ponctuel. Rien n’est glissé dans le mensuel pour faire paraître le projet plus léger.
- Rencontre de présentation. On vous présente le document et on répond aux questions ligne par ligne. Vous repartez avec la version écrite, pas avec un souvenir de rencontre et une promesse verbale.
- Décision et transition. Si vous acceptez, on planifie la prise en charge avec vous. Si vous refusez, l’inventaire qu’on a fait vous reste et vous pouvez vous en servir ailleurs.
Les variables
Qu’est-ce qui fait varier un prix ?
Six éléments expliquent la quasi-totalité des écarts entre deux propositions. Aucun n’est un montant : ce sont des faits constatés chez vous, qui font monter ou descendre la quantité de travail à faire.
Le nombre de postes
Les forfaits se comptent par appareil. C’est la variable la plus simple et celle que l’inventaire fige : on compte ce qui existe, pas ce que vous croyez avoir. Un portable oublié dans un tiroir ne compte pas, un poste d’ancien employé encore branché, oui.
Les serveurs et l’état de départ
Un serveur demande une surveillance et un entretien qu’un poste n’exige pas. Et un parc où trois machines tournent sur un système en fin de vie, avec une sauvegarde jamais testée, demande une remise à niveau chiffrée à part du mensuel.
Le niveau de sécurité attendu
Les forfaits Base, Standard et Complet ne couvrent pas le même périmètre. Le Base est un filet de sécurité sans support aux utilisateurs, le Standard ajoute le support et la maintenance, le Complet ajoute la cybersécurité avancée et les garanties de service.
Les heures de couverture
Une entreprise de bureau qui ferme à 17 h et une usine qui roule sur trois quarts de travail n’achètent pas la même disponibilité. Les heures couvertes et le délai de réponse garanti se choisissent selon votre tolérance à l’arrêt, pas selon votre taille.
Les sites et les déplacements
La prise en charge est d’abord à distance, mais certaines interventions demandent une présence sur place. Une entreprise sur un seul site et une entreprise répartie sur trois adresses n’ont pas le même besoin de visites planifiées.
L’accompagnement stratégique
Le module vCIO s’ajoute au forfait et existe en trois niveaux : Essentiel, Standard et Stratégique. Il se justifie quand il y a des décisions à prendre sur plusieurs années, comme un renouvellement d’équipement, une migration ou un budget à défendre.
Un exemple parlant
Pourquoi deux entreprises de vingt postes reçoivent des propositions différentes
Même nombre d’employés, même secteur, deux propositions qui n’ont rien à voir. Voici les points qui expliquent l’écart, tels qu’ils ressortent d’un inventaire.
| Ce qu’on relève | Entreprise A | Entreprise B |
|---|---|---|
| Serveurs | Aucun. Tout est déjà dans Microsoft 365. | Deux serveurs sur place, dont un hors garantie. |
| État des postes | Parc homogène, acheté en deux vagues, à jour. | Postes accumulés au fil des ans, quatre sur un système en fin de vie. |
| Sauvegardes | En place et restaurées avec succès au cours de la dernière année. | Configurées, mais jamais testées. Personne ne sait si elles remontent. |
| Sécurité | Double authentification active sur tous les comptes. | Double authentification sur la direction seulement. |
| Sites et horaires | Un bureau, du lundi au vendredi. | Trois adresses, dont un entrepôt actif le samedi. |
| Ce que ça donne | Un forfait récurrent, aucun projet préalable. | Un forfait récurrent, plus un projet de remise à niveau chiffré à part. |
L’entreprise B n’est pas mal gérée. Elle a simplement grandi plus vite que son informatique, ce qui est le cas le plus fréquent.
- Ce qui se passe si votre nombre d’appareils change en cours d’entente
- La durée de l’entente, les conditions de fin et la façon dont vous récupérez vos accès si vous partez
Le document
Ce que contient la proposition
Le document est écrit pour être comparé avec celui d’un autre fournisseur, ligne par ligne. Si une phrase vous semble floue, c’est une erreur de notre part, pas une subtilité contractuelle. On y met autant de soin à décrire ce qui n’est pas inclus qu’à décrire ce qui l’est, parce que c’est toujours là que les mauvaises surprises se logent.
- Le portrait de votre environnement tel que relevé, avec le nombre d’appareils et de serveurs retenus
- Le forfait proposé et la raison de ce choix, en une phrase compréhensible par quelqu’un qui n’est pas technicien
- La liste de ce qui est inclus, service par service
- La liste de ce qui n’est pas inclus, écrite noir sur blanc plutôt que laissée à l’interprétation
- Les projets ponctuels recommandés, chiffrés séparément du récurrent
Aucune surprise
Ce qu’on ne facture jamais sans vous avertir
La confiance dans une relation de services informatiques se joue sur la deuxième facture, pas sur la première. Voici ce qui n’apparaîtra jamais chez nous sans que vous l’ayez vu venir.
Aucuns frais d’ouverture cachés
La prise en charge initiale et le déploiement des outils de surveillance sont décrits et chiffrés dans la proposition. S’ils ne s’y trouvent pas, c’est qu’ils sont inclus.
Aucun dépassement décidé seul
Un projet qui déborde de sa portée s’arrête et revient vers vous. Le travail supplémentaire se fait après votre accord écrit, jamais avant.
Aucune marge cachée sur le matériel
Quand on achète de l’équipement ou des licences pour vous, la facture du fournisseur vous est montrée. Vous pouvez aussi acheter vous-même, ça ne change rien à notre travail.
Aucun appel facturé à la surprise
Ce qui est couvert par votre forfait est couvert, point. Si une demande sort du périmètre, on vous le dit avant de commencer, pas au moment de la facture.
Engagement
Combien de temps ça vous engage, et comment on en sort
Nos ententes de services gérés se signent normalement pour douze mois, renouvelables. Cette durée n’est pas là pour vous attacher : elle correspond au temps qu’il faut pour absorber le travail de prise en charge, stabiliser l’environnement et commencer à en tirer quelque chose. Une entente de trois mois nous obligerait à facturer la mise en place beaucoup plus cher, et ça ne servirait personne. Pour les projets ponctuels, il n’y a pas de durée : la portée est faite, le projet se termine.
Sortir se fait par un avis écrit avant l’échéance, avec le délai indiqué dans l’entente. Aucune pénalité, aucun frais de résiliation. On remet la documentation de votre environnement, les mots de passe d’administration, les accès aux abonnements ouverts à votre nom et l’inventaire à jour, puis on collabore avec le fournisseur qui prend la suite. On l’a fait dans les deux sens et ça se passe correctement quand tout le monde reste professionnel.
Vous repartez avec la version écrite, pas avec un souvenir de rencontre.
Ce qu’il vaut la peine de lire avant de nous appeler
Ces pages complètent celle-ci et vous donneront de quoi préparer vos questions.
Foire aux questions
Questions fréquentes sur nos soumissions
Pourquoi n’y a-t-il aucun prix sur votre site ?
Combien de temps avant de recevoir la soumission ?
Faut-il vous donner des accès à nos systèmes pour l’inventaire ?
Est-ce que le montant peut changer après la signature ?
Peut-on commencer par autre chose qu’un forfait mensuel ?
Que se passe-t-il si on refuse la proposition ?
Faire établir une soumission pour votre entreprise
On commence par une conversation, on fait l’inventaire, puis on vous présente un document que vous pouvez comparer ligne par ligne avec celui d’un autre fournisseur. La première rencontre est sans engagement.