Ce que c’est
L’état de votre parc et de vos systèmes, les remplacements et les projets prévus sur trois ans, l’ordre dans lequel les faire, et ce que ça représente comme dépense par année.
vCIO
Plan directeur TI sur trois ans : cycle de vie du matériel, budget et priorisation
Sans plan, l’informatique d’une PME se décide en réaction : on remplace ce qui brise, on achète ce qui est urgent, et le budget varie sans qu’on sache pourquoi. Un plan directeur TI sur trois ans remet les décisions dans le bon ordre et rend la dépense prévisible. Cette page explique ce qu’il contient, comment il se bâtit et comment il se tient à jour.
Un plan directeur TI sur trois ans réunit l’état réel de votre parc, les remplacements et les projets à venir, l’ordre dans lequel les faire et la dépense répartie par année. Ce n’est pas un document de vingt pages : c’est une feuille de route courte, révisée à chaque rencontre stratégique.
L’essentiel
Le plan directeur TI en trois points
Quelques pages, pas vingt. On y lit l’état du parc, ce qui doit être remplacé et à quel moment, l’ordre des chantiers et la dépense de chaque année. La direction s’en sert pour défendre un budget, pas pour remplir une tablette.
Pour qui
Les PME qui n’ont pas de direction informatique à l’interne mais qui doivent quand même défendre un budget, planifier un remplacement de parc ou justifier un investissement au conseil d’administration.
Ce que ça change
Les remplacements cessent d’arriver en même temps, les projets ne se décident plus dans l’urgence, et la direction sait d’avance ce qui s’en vient l’an prochain.
Comprendre
Pourquoi une PME a besoin d’un plan sur trois ans
Le matériel informatique s’achète par vagues. Une PME qui a équipé son équipe la même année verra ses postes vieillir la même année, et se retrouvera avec une dépense concentrée qu’aucun budget n’avait prévue. Le même phénomène se produit avec les serveurs, les commutateurs, les pare-feu et les licences pluriannuelles.
Le plan sur trois ans sert d’abord à étaler ces vagues. Il sert ensuite à trancher entre des demandes qui arrivent toutes présentées comme urgentes : remplacer un serveur, migrer vers l’infonuagique, ajouter de la sécurité, changer un logiciel métier. Sans plan, c’est la plus récente demande qui gagne. Avec un plan, c’est celle qui a le plus d’effet sur le fonctionnement de l’organisation.
Trois ans est l’horizon utile pour une PME : assez long pour couvrir un cycle de renouvellement de parc, assez court pour rester crédible. Le plan est révisé à chaque rencontre stratégique, parce qu’un plan qu’on ne révise jamais devient faux en quelques mois.
- Les vagues de remplacement étalées plutôt que subies
- Un arbitrage entre des demandes toutes présentées comme urgentes
- Un horizon assez long pour le parc, assez court pour rester crédible
Le contenu
Ce que contient un plan directeur TI
Le document tient en quelques pages et couvre six volets. Chacun répond à une question que la direction se pose déjà.
L’inventaire et l’âge du parc
Ce que c’est. La liste réelle des postes, serveurs, équipements réseau et logiciels, avec leur âge, leur date de fin de soutien par l’éditeur et leur état.
La question à laquelle ça répond. Qu’est-ce qu’on possède au juste, et qu’est-ce qui arrive en fin de vie bientôt.
Le calendrier de remplacement
Ce que c’est. La répartition des remplacements sur trois ans, en étalant les vagues plutôt qu’en les subissant, avec les regroupements qui se tiennent.
La question à laquelle ça répond. Combien d’appareils faut-il remplacer chaque année pour ne pas avoir de mur à franchir.
Les projets et leur ordre
Ce que c’est. Les chantiers à venir, chacun avec son objectif, ses dépendances et l’ordre dans lequel ils doivent se faire, parce que certains en conditionnent d’autres.
La question à laquelle ça répond. Par quoi on commence, et qu’est-ce qui peut attendre sans risque.
Le budget par année
Ce que c’est. La répartition annuelle de la dépense, en distinguant ce qui est récurrent de ce qui est un investissement ponctuel, dans un format qui entre dans votre budget existant.
La question à laquelle ça répond. Combien il faut prévoir l’an prochain, et pourquoi.
Les risques à traiter
Ce que c’est. Les faiblesses connues qui doivent être corrigées dans l’horizon du plan, avec ce qu’elles impliquent si on ne fait rien, y compris les obligations de conformité.
La question à laquelle ça répond. Qu’est-ce qui nous expose aujourd’hui, et dans quel ordre le régler.
Les dépendances et les fournisseurs
Ce que c’est. Les contrats, les renouvellements, les échéances et les points où l’organisation dépend d’un seul fournisseur, d’un seul logiciel ou d’une seule personne.
La question à laquelle ça répond. Où sommes-nous coincés, et quand pouvons-nous en sortir.
Le déroulement
Comment le plan se construit avec vous
Le plan se bâtit en quatre temps, puis il vit. Il est révisé lors des rencontres stratégiques prévues au module vCIO, dont la fréquence dépend du niveau choisi.
Comprendre l’organisation avant l’informatique
Où va l’entreprise dans les trois prochaines années : croissance, nouveaux locaux, embauches, changement de logiciel métier, nouvelles obligations d’un client ou d’un assureur. Un plan bâti sans cette information planifie le mauvais parc.
Établir l’état réel
Inventaire complet, âge du matériel, dates de fin de soutien, contrats en cours, dépendances, risques connus. C’est le point de départ factuel, et c’est souvent la première fois que l’organisation le voit au complet sur une seule page.
Classer et étaler
Chaque élément reçoit une priorité selon son effet sur le fonctionnement et son risque, puis est placé dans une des trois années. On étale volontairement les remplacements pour lisser la dépense.
Présenter, ajuster, réviser
Le plan est présenté à la direction, ajusté selon ce qui est réaliste pour votre organisation, puis révisé à chaque rencontre stratégique. Un plan qui ne bouge jamais n’est pas suivi, il est oublié.
Ce que ça donne
Ce qui change dans l’organisation une fois le plan en place
Ce sont la direction et les finances qui le remarquent en premier, souvent dès le cycle budgétaire suivant.
- Les remplacements sont étalés au lieu d’arriver tous la même année
- Le budget informatique de l’an prochain est connu avant le début de l’exercice
- Une demande urgente est comparée à ce qui était déjà prévu, plutôt qu’ajoutée par-dessus
- Les fins de soutien des systèmes sont anticipées au lieu d’être découvertes le jour où l’éditeur cesse de publier des correctifs
- Les investissements en sécurité sont justifiés par un risque nommé, pas par une peur
Par quoi commencer si rien n’est documenté. Notre audit de cybersécurité pour PME produit déjà une bonne partie de cette information, notamment sur le parc, les accès et les sauvegardes. Le plan directeur reprend ensuite ces constats et les répartit dans le temps.
Les chantiers qui en sortent le plus souvent. Le remplacement du parc, la sauvegarde de Microsoft 365, le télétravail sécurisé et la protection contre les rançongiciels.
Où le plan vit. Le plan TI est le livrable central de notre service vCIO : un conseiller attitré le maintient à jour, trimestre après trimestre. L’exécution au quotidien revient à nos services TI gérés, et le contenu des forfaits est détaillé sur nos forfaits.
- La direction peut expliquer ses choix informatiques à son conseil, à son assureur ou à sa banque
- Le départ de la personne qui connaissait le parc cesse d’être un risque, parce que tout est écrit
Foire aux questions
Questions fréquentes sur le plan directeur TI
Qu’est-ce qu’un vCIO, exactement ?
Un vCIO est une direction informatique à temps partagé : quelqu’un qui joue le rôle de responsable des technologies pour votre organisation sans être un employé à temps plein. Il ne remplace pas l’équipe qui règle les problèmes du quotidien. Il s’occupe de la planification, du budget, de la priorisation, de la gestion des fournisseurs et des rencontres stratégiques.
Combien de temps faut-il pour produire un plan directeur ?
Cela dépend surtout de la qualité de l’inventaire existant. Si votre parc est déjà géré et documenté, l’essentiel du travail est l’analyse et la rencontre de présentation. S’il faut d’abord découvrir ce que vous possédez, l’étape d’inventaire allonge le calendrier. On vous donne une date après avoir vu la taille de votre environnement.
Pourquoi trois ans plutôt que cinq ?
Trois ans correspond à peu près à un cycle de renouvellement de parc dans une PME, et c’est l’horizon au-delà duquel les hypothèses deviennent peu fiables. Le module vCIO d’OKTO prévoit un horizon de douze à trente-six mois selon le niveau choisi, avec une feuille de route revue régulièrement plutôt qu’un document figé.
Le plan comprend-il des montants ?
Le plan répartit la dépense par année et distingue le récurrent de l’investissement ponctuel, pour que vous puissiez l’inscrire dans votre budget. Les montants sont établis avec vous durant le mandat, à partir de votre parc réel : ils ne figurent pas sur ce site et ils ne sont pas génériques.
Faut-il être client en services gérés pour avoir un plan directeur ?
Le plan directeur fait partie du module vCIO, qui s’ajoute à un forfait principal. Le forfait Complet comprend d’ailleurs un plan directeur TI avec feuille de route. Si vous voulez seulement l’exercice de planification, parlez-nous de votre situation et on vous dira franchement si notre modèle convient.
À quelle fréquence le plan est-il révisé ?
À chaque rencontre stratégique prévue au module vCIO. Selon le niveau retenu, ces rencontres sont semestrielles ou trimestrielles, et la feuille de route est ajustée en fonction de ce qui a changé dans l’organisation depuis la dernière fois.
Par quoi commencer si on n’a rien de documenté ?
Par l’inventaire. Notre audit de cybersécurité pour PME produit déjà une bonne partie de cette information, notamment sur le parc, les accès et les sauvegardes. Le plan directeur reprend ensuite ces constats et les répartit dans le temps.
Mettre votre informatique en plan
On commence par comprendre où va votre organisation, puis on établit l’état réel de votre parc. Vous repartez avec une feuille de route sur trois ans que vous pouvez présenter à votre direction.