Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 5 septembre 2026. Cette politique s’applique au site www.oktosolutions.ca et aux échanges qui en découlent.

1. Qui répond de vos renseignements personnels

Le responsable du traitement est OKTO Solutions Inc., entreprise québécoise fondée en 2025, dont le bureau est situé au 994 boulevard du Saint-Maurice, bureau 2, Trois-Rivières (Québec) G9A 3R3. C’est cette entreprise qui décide des fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis et des moyens utilisés pour les traiter.

La Loi 25 exige qu’une personne soit désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels. Chez OKTO, cette fonction est assumée par la direction de l’entreprise. On la joint à info@oktosolutions.ca ou au 450 231-3836. Toute demande d’accès, de rectification, de retrait de consentement ou de plainte passe par cette adresse.

2. Quels renseignements sont recueillis, et par quel moyen

Nous ne recueillons rien d’autre que ce qui sert à vous répondre et à vous servir. Il n’y a pas de compte utilisateur sur ce site, pas de paiement en ligne, pas de profilage publicitaire. Voici les quatre seuls canaux de collecte.

• Le formulaire de contact. Votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise et le message que vous écrivez. Vous décidez de ce que vous mettez dans le champ de message.
• Le courriel. Si vous nous écrivez directement, nous conservons votre message, votre adresse et tout ce que vous y joignez.
• Le téléphone. Le numéro affiché, votre nom et les notes prises pendant l’appel. Les appels ne sont pas enregistrés.
• Les témoins de mesure d’audience. Uniquement si vous les acceptez. Ils produisent des statistiques de navigation : pages consultées, durée, type d’appareil, provenance approximative. L’adresse IP y est anonymisée avant traitement.

Le site est statique. Aucune donnée n’est stockée dans une base de données du site, et aucun appel réseau vers un tiers n’a lieu tant que vous n’avez pas accepté les témoins de mesure.

3. Pourquoi ces renseignements sont recueillis

Chaque collecte a une fin précise et une seule. Nous ne réutilisons pas vos renseignements pour autre chose sans vous le demander.

Nous ne prenons aucune décision automatisée à votre sujet. Aucun algorithme ne trie, ne note ni ne classe les personnes qui nous écrivent.

4. Sur quelle base nous recueillons ces renseignements

Pour le formulaire, le courriel et le téléphone, la base est votre consentement : vous nous écrivez, donc vous nous confiez vos coordonnées pour qu’on vous réponde. Ce consentement est libre, il porte sur une fin précise et il est donné à un moment où vous savez exactement à qui vous parlez.

Pour les témoins de mesure, la Loi 25 exige un consentement distinct et manifeste. C’est pour ça que rien ne se charge avant votre choix. Refuser prend un seul clic, exactement comme accepter, et le refus ne vous enlève l’accès à rien sur ce site.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Pour les témoins, le bouton « Gérer mes témoins » au bas de chaque page rouvre la bannière. Pour le reste, un courriel suffit.

5. Les témoins déposés sur ce site

Deux catégories seulement. Les témoins strictement nécessaires se limitent à la mémorisation de votre propre choix de témoins, gardé dans le stockage local de votre navigateur sous la clé okto.temoins.v1, avec la date. Cette date sert à deux choses : prouver que le consentement a bien été donné, et vous redemander votre avis quand il devient trop vieux.

Les témoins de mesure sont ceux de Google Analytics. Ils ne se chargent qu’après un accord explicite. L’adresse IP est anonymisée, les signaux Google et la personnalisation publicitaire sont désactivés, et la conservation des données dans le compte de mesure est réglée à 14 mois. Le détail complet, ligne par ligne, se trouve dans la politique de témoins.

6. À qui vos renseignements peuvent être communiqués

OKTO Solutions ne vend, ne loue et n’échange aucun renseignement personnel. Jamais, à personne, sous aucune forme. La liste des cas où un renseignement peut sortir de l’entreprise est courte :

1. Nos fournisseurs technologiques qui hébergent la messagerie et le site, uniquement pour la partie du service qu’ils rendent, et sous entente écrite.
2. Le fournisseur de mesure d’audience, si et seulement si vous avez accepté les témoins de mesure, et seulement pour des statistiques agrégées.
3. Une autorité publique ou un tribunal, quand la loi nous y oblige.

Nos employés n’accèdent qu’aux renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail. Un technicien qui n’est pas sur votre dossier n’a pas de raison de l’ouvrir, et n’y accède pas.

7. Communication à l’extérieur du Québec

Le site est hébergé au Canada et les échanges courants restent au Canada. La seule communication qui peut sortir du pays est celle liée à la mesure d’audience, quand vous l’avez acceptée : les statistiques transitent par les serveurs de Google, dont certains sont aux États-Unis.

Avant toute communication de ce type, la Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous en tenons une pour la mesure d’audience, et elle tient compte du fait que les données envoyées sont des statistiques de navigation avec adresse IP anonymisée, sans nom, sans courriel et sans identifiant commercial. Si vous refusez les témoins de mesure, aucune donnée vous concernant ne quitte le Québec du fait de votre navigation.

Le formulaire de contact fait exception, et il faut le dire clairement. Le message que vous nous écrivez est remis à notre boîte info@oktosolutions.ca par un service de relais de courriel, SMTP2GO, dont les serveurs peuvent se trouver hors du Canada. Ce relais transporte le message, il ne le conserve pas au-delà de la livraison et ne s’en sert pour aucune autre fin. Vous seul décidez de ce que vous inscrivez dans le formulaire : si vous préférez qu’aucune information ne transite par un tiers, écrivez-nous directement à info@oktosolutions.ca ou appelez au 450 231-3836.

8. Combien de temps vos renseignements sont conservés

Passé ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon à ce qu’on ne puisse plus remonter à une personne.

9. Comment vos renseignements sont protégés

On applique chez nous ce qu’on installe chez nos clients. Le site n’est servi qu’en HTTPS. Les accès à la messagerie et aux dossiers exigent une authentification multifacteur. Les postes de travail de l’équipe sont chiffrés, surveillés et corrigés en continu. Les droits d’accès sont donnés au minimum nécessaire et revus quand quelqu’un change de rôle ou quitte l’entreprise. Les sauvegardes sont chiffrées et testées.

Aucune mesure de sécurité n’est parfaite, et prétendre le contraire serait malhonnête. Ce qui change quelque chose, c’est de détecter vite et de réagir vite. C’est là-dessus que notre dispositif est bâti.

10. Vos droits selon la Loi 25

La loi québécoise vous donne des droits concrets sur les renseignements que nous détenons à votre sujet. Ils s’exercent gratuitement.

• Accès. Savoir quels renseignements nous avons sur vous et en obtenir copie, dans un langage compréhensible.
• Rectification. Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement recueilli sans droit.
• Retrait du consentement. Revenir sur un accord donné, ce qui met fin à l’utilisation qui en découlait.
• Désindexation et cessation de diffusion. Demander qu’un renseignement vous concernant cesse d’être diffusé, ou que le lien qui y mène soit désindexé, quand la diffusion vous cause un préjudice sérieux.
• Portabilité. Recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou nous demander de les transmettre à un autre organisme.
• Information. Être informé de l’usage fait de vos renseignements, y compris de toute communication à un tiers.
• Plainte. Vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas.

11. Comment exercer un de ces droits

1. Écrivez à info@oktosolutions.ca en indiquant clairement le droit que vous voulez exercer.
2. Précisez de quels renseignements il s’agit, si vous le savez. Ça nous évite de vous relancer.
3. Nous vérifions votre identité, parce qu’on ne remet pas les renseignements d’une personne à quelqu’un d’autre.
4. Nous répondons par écrit dans un délai maximal de 30 jours à compter de la réception de la demande. Un refus est motivé, avec la disposition de la loi sur laquelle il s’appuie et la marche à suivre pour le contester.

12. Ce qui arrive en cas d’incident de confidentialité

Un incident de confidentialité, c’est un accès, une utilisation ou une communication de renseignements personnels qui n’était pas autorisé, ou une perte de ces renseignements. La loi nous impose une conduite précise, et nous la suivons.

1. Nous prenons d’abord les mesures pour arrêter l’incident et en limiter les conséquences.
2. Nous évaluons le risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées : sensibilité des renseignements, usage possible, probabilité qu’ils servent à des fins malveillantes.
3. S’il y a risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que chaque personne concernée, avec ce qui s’est passé et ce qu’elle peut faire pour se protéger.
4. L’incident est inscrit dans notre registre des incidents de confidentialité, que nous tenons à jour et que nous pouvons transmettre à la Commission sur demande.
5. Nous corrigeons la cause pour que ça ne se reproduise pas, et nous documentons le correctif.

Si vous croyez qu’un incident touche vos renseignements, écrivez-nous immédiatement. Un incident signalé tôt coûte beaucoup moins cher qu’un incident découvert trois mois plus tard.

13. Modifications de cette politique

Cette politique peut changer, soit parce que nos pratiques évoluent, soit parce que la loi change. La date de dernière mise à jour en haut de la page indique toujours la version en vigueur. Un changement qui touche la façon dont nous utilisons vos renseignements vous sera signalé avant qu’il prenne effet, et si ce changement exige un nouveau consentement, nous vous le demanderons.

14. Nous joindre

OKTO Solutions Inc.
994 boulevard du Saint-Maurice, bureau 2
Trois-Rivières (Québec) G9A 3R3
Téléphone : 450 231-3836
Courriel : info@oktosolutions.ca

Pour aller plus loin sur vos obligations à vous, notre page conformité à la Loi 25 pour les PME du Québec explique ce que la loi exige d’une entreprise et par où commencer. Voir aussi la politique de témoins, les conditions d’utilisation et la déclaration d’accessibilité.

Ce texte est fourni à titre informatif pour expliquer nos pratiques. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour évaluer vos propres obligations, consultez un conseiller juridique.