Guide d’achat
C’est la première question que pose un dirigeant, et c’est la plus mal servie sur le web : des grilles qui ne correspondent à personne, ou un silence total jusqu’à la rencontre. Cette page fait l’inverse. Elle explique ce que vous achetez, les sept facteurs qui déplacent vraiment le montant, ce qui n’est jamais compris dans un forfait, et comment estimer votre propre budget avant même de nous parler.
Les services informatiques gérés se facturent par poste ou par serveur géré, sur une base mensuelle. Le montant dépend de sept facteurs : le nombre de machines, le niveau de service, l’âge du parc, vos obligations de conformité, vos heures de travail, le nombre de sites et vos logiciels métier. Le matériel et les licences restent des dépenses séparées.
Ce que vous achetez
Payer son informatique à l’heure, c’est financer des réparations. Payer un forfait mensuel, c’est financer le fait que la réparation n’ait pas lieu. La différence de coût entre les deux modèles ne se lit pas sur une facture : elle se lit sur une année complète, arrêts compris.
Le montant mensuel couvre un service récurrent : la surveillance des postes et des serveurs, l’application des correctifs, la vérification des sauvegardes, la protection contre les rançongiciels et, selon le niveau retenu, la ligne de support pour vos employés et un accompagnement de planification.
Il ne couvre pas ce que vous achetez : les machines, les licences des éditeurs, les projets ponctuels. Cette frontière est la source de presque toutes les mauvaises surprises entre une PME et son fournisseur, et c’est pour ça qu’elle mérite d’être écrite noir sur blanc avant la signature. Voici comment nous établissons une soumission.
Les sept facteurs
Deux entreprises de quinze employés peuvent recevoir des soumissions très différentes. Voici pourquoi, et ce que vous pouvez vérifier vous-même avant de demander un prix.
C’est la base du calcul. La facturation se fait par poste ou par serveur géré, jamais par utilisateur : une personne avec un portable et une station fixe compte pour deux unités, deux personnes qui partagent un poste comptent pour une.
Un serveur demande plus de surveillance qu’un poste de travail et pèse donc plus lourd dans le total.
À vérifier de votre côté. Comptez vos machines allumées, pas vos employés. C’est le chiffre qui déclenche tout le reste.
Surveiller un parc, répondre aux appels des employés et garantir un délai d’intervention par entente sont trois engagements différents, qui ne coûtent pas la même chose.
Chaque niveau contient le précédent au complet, donc le prix monte par paliers et non par options empilées.
À vérifier de votre côté. Demandez-vous si vous avez besoin de la ligne de support pour vos employés, ou seulement d’une surveillance qui protège vos données.
Un parc de machines de huit ans, avec des systèmes non à jour et des correctifs en retard, demande plus d’heures pendant les premiers mois qu’un parc récent et propre.
Ce surcoût est temporaire, mais il est réel, et un fournisseur honnête le nomme au lieu de l’absorber en silence puis de le facturer autrement.
À vérifier de votre côté. Regardez l’âge moyen de vos postes et la date du dernier redémarrage de vos serveurs.
La Loi 25 impose des mesures précises : registre des incidents, gestion des accès, journalisation, encadrement des communications à l’extérieur du Québec. Certains secteurs ajoutent leurs propres exigences.
Ces mesures demandent de l’outillage et du temps de suivi, qui se retrouvent dans le prix.
À vérifier de votre côté. Si votre assureur vous a envoyé un questionnaire de cyberassurance, ses questions dessinent déjà votre niveau d’exigence.
Couvrir des quarts de soir, une fin de semaine ou une usine qui tourne la nuit n’a pas le même coût que couvrir des heures de bureau.
Ce n’est pas le nombre d’appels qui change, c’est la disponibilité qu’il faut financer même quand rien n’arrive.
À vérifier de votre côté. Notez l’heure du premier employé qui se connecte et celle du dernier qui ferme.
Un bureau unique, trois succursales et une équipe en télétravail ne demandent pas le même travail de réseau, de liens entre les sites et de présence physique.
La distance ne se paie pas tous les jours, elle se paie le jour où il faut quelqu’un sur place.
À vérifier de votre côté. Listez vos adresses et demandez à partir d’où part la personne qui se déplacerait chez vous.
Un logiciel comptable hébergé chez un tiers, un système de production, une application maison : chacun ajoute une pièce à comprendre, à surveiller et à faire dialoguer avec le reste.
C’est souvent ce qui différencie deux soumissions qui semblaient comparables sur le nombre de postes.
À vérifier de votre côté. Écrivez la liste de vos logiciels essentiels. Une PME en compte presque toujours plus qu’elle ne le pense.
La frontière
Un fournisseur sérieux trace cette ligne avant la signature, par écrit, et s’y tient. Voici la nôtre.
La règle est simple à retenir : le forfait couvre le service, pas les biens. Tout ce qui devient votre propriété, vous l’achetez. Tout ce qui est du travail récurrent est déjà payé par le montant mensuel.
Un projet exceptionnel, comme une migration de serveur ou un déménagement de bureau, sort du forfait et se chiffre séparément. C’est normal, à condition que ce soit annoncé avant et non découvert sur la facture.
Comparaison
Le forfait mensuel n’est pas toujours le bon choix. Voici les trois modèles, avec ce qu’ils donnent, ce qu’ils coûtent vraiment, et pour qui chacun convient.
Vous appelez un technicien au moment du problème et vous payez le temps passé.
Ce que ça donne. Aucun engagement mensuel, vous ne payez que ce que vous consommez.
Ce que ça coûte vraiment. Le coût est imprévisible et arrive toujours au pire moment. Personne ne surveille entre deux appels, donc les problèmes se règlent après coup plutôt qu’avant. Les sauvegardes ne sont vérifiées par personne.
Pour qui. Un très petit parc, peu de dépendance à l’informatique, une tolérance réelle aux arrêts.
Vous embauchez un ou une responsable informatique qui travaille pour vous seulement.
Ce que ça donne. Une présence quotidienne, une connaissance fine de vos particularités, une réponse immédiate sur place.
Ce que ça coûte vraiment. Un salaire, des avantages sociaux et de la formation continue. Une seule personne ne couvre ni les vacances, ni la maladie, ni les nuits, et son départ emporte souvent la mémoire de vos décisions. La veille en cybersécurité est difficile à tenir seul.
Pour qui. Une organisation assez grande pour occuper la personne à temps plein et pour supporter son absence.
Un fournisseur prend en charge la surveillance, le support, la sécurité et la planification pour un montant connu d’avance.
Ce que ça donne. Une dépense prévisible, une équipe plutôt qu’une personne, une surveillance continue et des sauvegardes vérifiées. La cybersécurité et la conformité sont dans le service.
Ce que ça coûte vraiment. Un engagement mensuel, même les mois où rien ne casse. Il faut accepter de travailler avec des processus qui ne sont pas les vôtres.
Pour qui. La majorité des PME dont l’activité s’arrête quand l’informatique s’arrête.
Méthode
Vous pouvez faire ce travail seul, en une heure, et arriver à la rencontre avec les bons chiffres. Ça vaut aussi si vous ne choisissez pas OKTO Solutions.
Foire aux questions
Donnez-nous le nombre de postes et de serveurs, vos heures de travail et vos logiciels essentiels. On chiffre à partir de votre parc réel et on vous dit franchement si un autre modèle vous conviendrait mieux.
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