Ce que c’est
Un assistant intégré à Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint, qui répond à partir des fichiers et des courriels auxquels l’utilisateur a déjà accès dans votre environnement Microsoft 365.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot pour les PME du Québec : ce qui est inclus, ce qu’il faut régler avant
Trois produits différents portent le nom Copilot, et une PME qui les confond active souvent le mauvais. Cette page explique ce que chacun fait, ce qu’une licence ajoute, les réglages à faire avant d’ouvrir l’accès aux employés, et ce qui se passe du côté de vos données.
Microsoft 365 Copilot est une licence par utilisateur qui répond à partir de vos documents SharePoint, de vos courriels et de vos conversations Teams. Il n’accorde aucun droit d’accès nouveau : il rend visibles les permissions trop larges qui existaient déjà. Un déploiement commence donc par le ménage du partage, pas par la formation.
L’essentiel
Copilot en trois points, pour une PME
Copilot ne crée pas de fuite de données. Il rend visibles celles que le partage SharePoint cachait déjà. C’est la raison pour laquelle un déploiement commence par le ménage des accès, pas par la formation.
Pour qui
Les postes qui écrivent, résument et cherchent : direction, administration, ventes, achats, ressources humaines. Beaucoup moins utile pour un poste de production ou de plancher.
Ce que ça change
Du temps repris sur la rédaction, le résumé de réunion et la recherche dans les fichiers. En contrepartie, chaque droit d’accès mal réglé devient visible immédiatement.
Comprendre
Trois produits s’appellent Copilot
Le premier est le Copilot inclus dans Windows et dans le navigateur Edge. Il répond à partir du Web, pas à partir de vos fichiers d’entreprise. C’est celui que la plupart des employés ont déjà vu, et c’est celui qui inquiète le plus les directions, parce qu’un employé peut y coller un document confidentiel sans s’en rendre compte.
Le deuxième est l’assistant présent dans certaines applications Microsoft 365 sans licence dédiée. Ses capacités varient dans le temps et selon le plan souscrit, ce qui explique pourquoi deux entreprises voisines n’ont pas le même écran.
Le troisième est Microsoft 365 Copilot, la licence par utilisateur qui donne accès à vos propres données : documents SharePoint et OneDrive, courriels, conversations Teams, réunions. C’est le seul des trois qui lit ce que vous avez dans votre environnement, et donc le seul qui exige une préparation avant d’être ouvert.
Automatisations Espace OKTO - Celui de Windows et d’Edge répond à partir du Web
- Celui inclus dans certaines applications varie selon le plan
- Microsoft 365 Copilot est le seul qui lit vos propres données
Avant d’ouvrir
Les six réglages à faire avant de donner Copilot à vos employés
Ces six points sont ceux que nous vérifions dans un environnement Microsoft 365 avant d’activer la moindre licence. Ils se règlent dans le centre d’administration, sans projet et sans changement pour les utilisateurs.
Le partage dans SharePoint et OneDrive
Ce qu’on regarde. Les sites et les dossiers partagés avec toute l’organisation, les liens de partage sans date de fin, les bibliothèques héritées d’un ancien projet et les documents de la direction rangés au mauvais endroit.
Pourquoi c’est le premier point. Copilot répond à partir de ce que l’employé a le droit d’ouvrir. Un dossier de paie partagé par erreur avec le groupe de tous les employés n’était visible de personne parce que personne ne le cherchait. Avec Copilot, il suffit de poser la question.
Les étiquettes de confidentialité
Ce qu’on regarde. Si des étiquettes existent, si elles sont appliquées automatiquement aux documents sensibles, et si elles empêchent bel et bien la copie vers l’extérieur.
Ce qu’on trouve souvent. Des étiquettes créées à l’installation du tenant, jamais publiées, donc inactives.
La prévention de la perte de données
Ce qu’on regarde. Les règles qui bloquent l’envoi de renseignements personnels, de numéros d’assurance sociale ou de données bancaires vers l’extérieur, et ce qui se passe quand la règle se déclenche.
Ce qu’on trouve souvent. Aucune règle, ou une règle en mode observation qui n’a jamais bloqué quoi que ce soit.
Le journal d’audit
Ce qu’on regarde. Si la consignation est activée, depuis quand, et pour combien de temps les traces sont conservées.
Pourquoi ça compte. Sans journal, vous ne pouvez pas répondre à la question de savoir qui a demandé quoi après un incident. C’est aussi ce que réclame un assureur.
Les licences et les rôles d’administration
Ce qu’on regarde. Qui est administrateur global, combien de personnes le sont, et si l’authentification multifacteur est imposée à ces comptes.
Ce qu’on trouve souvent. Trois à six administrateurs globaux dans une PME de vingt personnes, dont un ancien fournisseur.
La recherche sur le Web et les agents
Ce qu’on regarde. Si Copilot a le droit d’aller chercher sur Internet pour compléter une réponse, et qui a le droit de créer des agents dans votre environnement.
La décision à prendre. Certaines organisations coupent l’accès Web pour garder les réponses à l’intérieur du périmètre. D’autres le gardent pour la veille. C’est un choix de direction, pas un réglage technique.
Ce ménage vaut la peine même sans licence. Le partage, les étiquettes, la prévention de la perte de données et le journal d’audit ont de la valeur en eux-mêmes. C’est exactement le terrain couvert par notre audit Microsoft 365 pour PME.
Le déroulement
Comment se déroule un déploiement de Copilot
Un déploiement réussi n’est pas l’achat de licences pour tout le monde en même temps. C’est un pilote mesuré, puis une extension aux postes où le gain est réel.
Cadrage
Une rencontre pour comprendre ce que font vos équipes au quotidien, ce qui est confidentiel chez vous, et quelles obligations vous avez envers vos clients. C’est ce qui détermine ce qui doit rester fermé.
Ménage des accès
Correction du partage, des liens ouverts et des droits d’administration, publication des étiquettes et activation du journal d’audit. Cette étape a de la valeur même si vous décidez ensuite de ne pas déployer Copilot.
Pilote sur un petit groupe
Un groupe restreint, choisi parce que son travail est fait de rédaction, de résumé et de recherche. On chronomètre trois tâches précises avant, puis après.
Mesure et décision
On compare. Pour une partie des postes, la réponse honnête est que la licence ne se justifie pas. On le dit, et on n’étend pas.
Extension et formation
Ouverture aux postes retenus, avec une courte formation par métier plutôt qu’une démonstration générique, et une règle écrite sur ce qu’on ne colle jamais dans un assistant.
Les limites
Ce que Copilot ne fera pas
Une bonne partie des déceptions vient d’attentes que l’outil n’a jamais promis de remplir. Voici ce que nous disons aux directions avant la signature.
- Il ne range pas vos fichiers à votre place, et il travaille mal dans un environnement où rien n’est classé
- Il ne remplace pas une validation humaine : ce qu’il écrit doit être relu, surtout un chiffre ou une clause
- Il ne voit pas ce qui vit en dehors de Microsoft 365, comme votre logiciel comptable ou votre système de production
- Il n’accorde aucun droit d’accès nouveau, et il ne contourne aucune permission existante
Quand la licence ne se justifie pas, on le dit. Le pilote existe pour trancher avec des tâches chronométrées, pas avec une impression. Pour une partie des postes, la conclusion est de ne pas étendre.
Le reste de l’intelligence artificielle chez vous. Copilot n’est qu’un outil parmi d’autres. Notre accompagnement en intelligence artificielle couvre le choix des outils, et le développement d’applications prend le relais quand aucun produit du marché ne fait le travail.
- Il ne rend pas un poste de plancher plus rapide : le gain est au bureau, pas sur la machine
- Il ne remplace pas une politique écrite sur l’usage de l’intelligence artificielle dans l’entreprise
Vos données
Où vont vos données, et ce que dit la Loi 25
Les requêtes d’un utilisateur et les extraits de documents utilisés pour répondre restent dans le périmètre de votre organisation Microsoft 365, et ne servent pas à entraîner les modèles publics. C’est la position documentée de Microsoft, et c’est ce qu’il faut pouvoir montrer à un client qui pose la question.
Côté québécois, la Loi 25 ne vous interdit pas d’utiliser un assistant. Elle vous demande de savoir où sont les renseignements personnels, qui peut y accéder et pourquoi. Un déploiement de Copilot fait exactement le contraire d’un projet risqué quand il commence par cette question : il oblige à répondre.
Pratiquement, nous documentons pour chaque client la liste des sources auxquelles l’assistant a accès, le sort des journaux, et la marche à suivre en cas de demande d’accès d’une personne concernée. Cette documentation fait partie du dossier de conformité que nous tenons dans nos services TI gérés.
Si vos appareils sortent du bureau, la même question se pose pour eux : voir notre page sur le télétravail sécurisé. Et si vous voulez d’abord savoir ce qui est ouvert chez vous, commencez par l'audit de cybersécurité.
Foire aux questions
Questions fréquentes sur Copilot dans une PME
Copilot est-il inclus avec Windows 11 ?
Le Copilot de Windows et d’Edge est présent sans licence supplémentaire, mais il ne lit pas vos fichiers d’entreprise : il répond à partir du Web. Microsoft 365 Copilot, celui qui travaille sur vos documents et vos courriels, est une licence distincte par utilisateur. Les deux ne font pas le même travail et ne posent pas les mêmes questions de sécurité.
Faut-il équiper tout le monde ?
Non, et c’est rarement une bonne idée. Le gain se concentre sur les postes qui écrivent, résument et cherchent. Nous recommandons un pilote sur un petit groupe, avec trois tâches chronométrées avant et après, puis une décision poste par poste. Pour une partie de vos employés, la réponse honnête est que ça ne se justifie pas.
Nos données servent-elles à entraîner un modèle public ?
Non. Les requêtes et les extraits de documents utilisés pour construire une réponse restent dans le périmètre de votre organisation Microsoft 365. Ce que nous documentons pour vous, c’est la liste précise des sources auxquelles l’assistant a accès chez vous, parce que c’est cette liste que vos clients et votre assureur vont vouloir voir.
Un employé peut-il voir un document auquel il n’a pas droit ?
Copilot n’accorde aucun droit nouveau et ne contourne aucune permission. Le risque est ailleurs : il révèle des permissions trop larges qui existaient déjà et que personne n’utilisait, faute de savoir qu’elles existaient. C’est pour cette raison que le ménage du partage passe avant l’activation.
Combien de temps prend un déploiement ?
Cela dépend surtout de l’état du partage dans votre environnement. Un tenant bien tenu se prépare rapidement, tandis qu’un environnement où dix ans de fichiers ont été partagés au fil des projets demande une étape de nettoyage plus longue. Nous vous donnons un échéancier après avoir regardé votre organisation Microsoft 365, pas avant.
Peut-on faire seulement la partie gouvernance, sans les licences ?
Oui, et c’est un mandat fréquent. Le ménage des accès, les étiquettes, la prévention de la perte de données et le journal d’audit ont de la valeur en eux-mêmes. Vous restez libre de décider ensuite si les licences se justifient.
Parler de Copilot avec quelqu’un qui l’a déjà déployé
On regarde ensemble l’état de votre environnement Microsoft 365, on nomme ce qui doit être réglé avant, et on vous dit franchement quels postes en tireraient un gain. La première rencontre est sans engagement.