Module vCIO
Un directeur informatique, sans embaucher un directeur informatique. Le module vCIO d’OKTO Solutions vous donne un conseiller TI désigné qui bâtit votre plan directeur, planifie votre budget technologique et priorise vos projets avec vous, au rythme de rencontres fixées d’avance.
Un vCIO, ou directeur TI virtuel, est un conseiller technologique à temps partagé qui prend de la hauteur sur l’informatique d’une PME : plan directeur, feuille de route, budget, priorisation des projets et gestion des risques. Chez OKTO, c’est un module payant qui s’ajoute à un forfait de services gérés, à partir de dix postes ou serveurs.
Le résumé
Le module vCIO donne à une PME un conseiller TI désigné qui connaît son dossier : le parc, les contrats, les projets et les contraintes. Il bâtit le plan directeur, tient la feuille de route, planifie le budget technologique et arbitre les priorités avec la direction. Il s’adresse aux organisations de dix postes ou plus dont la direction doit trancher des questions technologiques sans personne à l’interne pour la conseiller, et à celles dont les investissements TI se décident au cas par cas, souvent après une panne. Ce qui change, c’est l’ordre des décisions : elles se planifient au lieu de se subir.
Le rythme
La question revient à chaque rencontre de départ, et elle est légitime : un conseiller stratégique, ça se voit moins qu’un technicien qui règle une imprimante. Voici le déroulement réel d’un mandat, du premier mois au cycle qui recommence. Les deux premiers mois servent à documenter et à écrire. Le reste de l’année suit un rythme fixé d’avance, avec des rencontres au calendrier plutôt qu’au gré des urgences.
On documente ce que vous avez : parc, licences, contrats, fournisseurs, sécurité, sauvegardes et dépendances. Surtout, on écoute vos objectifs d’affaires pour les prochaines années, parce que c’est de là que découlent les priorités techniques.
Le plan directeur met par écrit l’état actuel, les risques, les écarts et les priorités classées. C’est le document de référence auquel on revient à chaque rencontre, plutôt que de repartir d’une page blanche à chaque fois.
Les projets sont ordonnés dans le temps et évalués en effort, avec la planification budgétaire qui va avec. L’horizon va de 12 à 36 mois selon le niveau choisi. Vous savez ce qui s’en vient et à quel moment le prévoir.
Semestrielle au niveau Standard, trimestrielle au niveau Stratégique. On y révise l’avancement, les incidents survenus, les risques et les priorités de la période qui commence. Les recommandations sont consignées, pas simplement dites.
Une campagne par trimestre, aux trois niveaux. Les résultats servent à cibler la sensibilisation là où elle manque, pas à pointer du doigt.
Un déménagement, une acquisition, une exigence d’un client ou un incident change les priorités. La feuille de route suit ces changements au lieu de dormir dans un tiroir jusqu’à la prochaine crise.
Au niveau Essentiel, le plan directeur et la feuille de route de base sont inclus ; les rencontres stratégiques sont alors facturées à l’usage.
Trois niveaux
Le niveau se choisit selon la profondeur d’accompagnement souhaitée, pas selon la taille de l’entreprise. Les trois demandent un minimum de dix postes ou serveurs et se facturent par poste ou par serveur. Ce qui les distingue tient en quatre choses : le nombre d’heures incluses, la profondeur de la feuille de route, la fréquence des rencontres stratégiques et l’accès à la plateforme IA d’entreprise. Le plan directeur, les recommandations et les quatre simulations d’hameçonnage par année sont là aux trois niveaux.
| Ce qui est inclus | Essentiel | Standard | Stratégique |
|---|---|---|---|
| Heures incluses par année, par poste ou serveur | 4 h | 6 h | 8 h |
| Plan directeur TI | Inclus | Inclus | Inclus |
| Feuille de route | Base | 12 mois | Avancée |
| Rencontres stratégiques | Facturées | Semestrielles | Trimestrielles |
| Simulation d’hameçonnage, 4 par année | Incluse | Incluse | Incluse |
| Recommandations documentées | Incluses | Incluses | Incluses |
| Gestion des fournisseurs | Facturée | Facturée | Facturée |
| Gestion de projet | Facturée | Facturée | Facturée |
| Rencontres d’affaires client | Facturées | Facturées | Facturées |
| Plateforme IA d’entreprise | Non | Incluse | Incluse |
| Minimum de postes ou serveurs | 10 | 10 | 10 |
Plan directeur et feuille de route
Le plan directeur TI décrit l’état actuel de votre environnement, les risques, les écarts constatés et les priorités classées. La feuille de route place ensuite ces priorités dans le temps, avec leur incidence budgétaire. L’un dit où vous êtes, l’autre dit dans quel ordre vous avancez. Ce sont des documents de travail qu’on révise à chaque rencontre, pas des rapports qu’on classe dans un tiroir après la présentation.
Planification budgétaire
Une PME sans planification technologique dépense par à-coups. Un serveur meurt en juillet, il faut trouver l’argent en juillet. Une licence se renouvelle sans que personne l’ait vue venir. Le travail du conseiller consiste à placer ces échéances dans le temps : cycle de vie du matériel, renouvellements de contrats, projets prévus, remplacements à étaler sur plusieurs exercices. Les dépenses arrivent alors quand elles ont été prévues, ce qui simplifie la planification financière de l’année et rend les discussions avec la direction beaucoup plus courtes.
Les projets sont ordonnés selon les risques et les objectifs d’affaires, pas selon le fournisseur qui a appelé en dernier.
Fournisseurs
Dans beaucoup de PME, la réponse est « la personne qui a le temps », et ce n’est jamais la même. Résultat : des contrats qui se renouvellent tout seuls, un logiciel métier dont personne ne connaît les conditions de sortie, un fournisseur Internet qu’on ne rappelle qu’en panne. La gestion des fournisseurs consiste à porter ces échanges à votre place, avec le vocabulaire technique et l’historique en main. Elle est facturée à l’usage aux trois niveaux, parce que le volume varie énormément d’une organisation à l’autre.
Sensibilisation
Parce qu’une seule campagne par année mesure une journée, pas un réflexe. Quatre simulations réparties dans l’année donnent une tendance : est-ce que les gens cliquent moins, est-ce qu’ils signalent plus, est-ce qu’un service en particulier a besoin d’un coup de main. Les quatre campagnes sont incluses aux trois niveaux du module, Essentiel compris. Les résultats servent à cibler la sensibilisation, jamais à nommer publiquement qui a cliqué : c’est le meilleur moyen de faire cesser les signalements.
La sensibilisation complète le travail technique décrit dans notre volet cybersécurité gérée : les outils bloquent la majorité des messages, les employés attrapent le reste.
Comparer
Trois façons de piloter la stratégie technologique d’une PME. Voici ce qui les distingue en pratique.
Un module qui s’ajoute au forfait, à partir de dix postes ou serveurs. Derrière le conseiller, une équipe qui voit des dizaines d’environnements différents. Le plan directeur est inclus aux trois niveaux, et la documentation reste chez vous même si la personne change.
Un poste cadre, avec le salaire, les avantages sociaux et la formation qui vont avec. L’expérience est celle d’une seule personne, et son départ emporte souvent la mémoire de vos décisions. C’est un excellent choix quand la taille de l’organisation le justifie.
Aucun engagement financier, jusqu’au premier incident. Les décisions se prennent dans l’urgence, avec les repères du dernier fournisseur consulté. Le budget TI se découvre au moment où il faut le dépenser.
Le vCIO ne remplace pas votre équipe interne quand vous en avez une. Il lui donne un cadre, un plan et un interlocuteur de même niveau pour arbitrer les priorités, comme dans nos services TI cogérés. Le module est offert partout au Québec : voyez nos services informatiques à Trois-Rivières et nos services informatiques à Laval. Un plan ne sert à rien si personne ne l’exécute : le travail quotidien de surveillance, de correctifs et de sauvegarde se fait dans nos services TI gérés. Le livrable central du module est détaillé sur notre page plan directeur TI sur trois ans.
Foire aux questions
Parlez-nous de vos objectifs des prochaines années et de ce qui vous inquiète dans votre informatique. On vous dira quel niveau du module convient, sans obligation.
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