Saint-Jérôme
Services informatiques à Saint-Jérôme : un plan sur trois ans plutôt que des pannes
Un serveur qui lâche en plein mois de juillet, douze portables achetés la même année qui ralentissent ensemble, une licence renouvelée sans que personne l’ait vue passer. Rien de tout ça n’est une malchance : c’était écrit dans l’âge du matériel. OKTO Solutions met ces échéances sur papier pour les PME de Saint-Jérôme, depuis Trois-Rivières, à environ 164 km.
Un plan TI sur trois ans dit à une PME de Saint-Jérôme quoi remplacer, dans quelle année et pour quelle dépense. OKTO Solutions le bâtit à partir de l’inventaire réel du parc, étale les achats sur plusieurs exercices et le révise aux rencontres stratégiques du module vCIO. Le travail part de Trois-Rivières, à environ 164 km.
Comment une PME de Saint-Jérôme peut-elle prévoir ses dépenses informatiques ?
À Saint-Jérôme, une PME qui veut cesser de payer ses pannes au prix fort a besoin d’un calendrier avant d’avoir besoin d’un technicien. OKTO Solutions bâtit ce calendrier sous la forme d’un plan directeur TI sur trois ans : la liste réelle des postes, des serveurs et des équipements réseau avec leur âge, les remplacements répartis d’une année à l’autre, l’ordre des projets et la dépense prévue pour chaque exercice. Le plan sépare ce qui revient tous les ans de ce qui s’achète une seule fois, pour qu’il s’inscrive dans un budget existant. Il fait partie du module vCIO, qui s’ajoute à un forfait de services gérés à partir de dix postes ou serveurs, et il est revu aux rencontres stratégiques, semestrielles ou trimestrielles selon le niveau. Le travail se mène depuis Trois-Rivières, à environ 164 km de Saint-Jérôme, à distance et sur place quand le mandat le demande. OKTO n’y a ni bureau ni technicien posté.
Le diagnostic
À quoi reconnaît-on une informatique gérée en réaction ?
Pas besoin d’un audit pour le savoir. Trois phrases reviennent dans les entreprises qui dépensent par à-coups, et vous en avez probablement déjà prononcé une.
« On le changera quand il brisera »
C’est une stratégie, mais elle choisit la date à votre place. Le remplacement arrive alors au pire moment, sans comparaison d’offres et sans ligne au budget.
« On a tout acheté en même temps »
Des postes achetés la même année vieillissent la même année. La facture qui suit se concentre sur un seul exercice, et les serveurs, les commutateurs et le pare-feu obéissent au même cycle.
« C’est Martin qui sait ça »
Quand l’âge du parc, les contrats et les dates de renouvellement vivent dans la mémoire d’une personne, son départ emporte le plan avec lui. Un plan écrit règle ce risque.
Aucune de ces situations ne demande d’acheter quoi que ce soit demain matin. Elles demandent d’abord une liste. La démarche complète est décrite sur la page du plan directeur TI sur trois ans.
Le principe
Pourquoi étaler les remplacements au lieu de les subir ?
Le matériel s’achète par vagues, et les vagues reviennent. Une entreprise qui a équipé toute son équipe d’un coup revivra la même dépense quelques années plus tard, d’un seul bloc, à un moment qu’elle n’a pas choisi.
Étaler, c’est décider d’avance qu’une partie du parc sera remplacée cette année, une autre l’an prochain et le reste l’année suivante, en regroupant ce qui se tient ensemble. Le nombre d’appareils ne change pas. Ce qui change, c’est qu’aucune année ne porte toute la charge.
Trois ans, c’est assez long pour couvrir un cycle de renouvellement et assez court pour que les hypothèses tiennent. Au-delà, on devine.
Plan directeur TILa même quantité d’appareils, d’abord concentrée sur un trimestre, puis répartie sur trois ans.
Le document
Que trouve-t-on dans le plan remis à la direction ?
Quelques pages, six volets. Chacun répond à une question que la direction se pose déjà sans avoir les chiffres pour y répondre.
- L’inventaire et l’âge du parc. Postes, serveurs, équipements réseau et logiciels, avec leur état et la date où l’éditeur cesse de les soutenir.
- Le calendrier de remplacement. Combien d’appareils changer par année pour ne jamais avoir de mur à franchir.
- Les projets et leur ordre. Certains chantiers en conditionnent d’autres. Le plan dit par lequel commencer et lequel peut attendre sans risque.
- Le budget par année. Le récurrent d’un côté, l’investissement ponctuel de l’autre, dans un format qui entre dans votre budget actuel.
- Les risques à traiter. Les faiblesses connues, ce qu’elles impliquent si rien n’est fait, obligations de conformité comprises.
- Les dépendances. Les contrats, leurs échéances, et les endroits où l’entreprise repose sur un seul fournisseur, un seul logiciel ou une seule personne.
Les finances
Comment le budget de l’an prochain devient-il connu d’avance ?
Le plan se construit en quatre temps. On commence par l’entreprise, pas par les machines : embauches prévues, nouveau local, changement de logiciel de gestion, exigence d’un assureur. Vient ensuite l’état réel du parc. Chaque élément reçoit alors une priorité selon son effet sur les opérations et son risque, puis une année. Le tout est présenté à la direction et ajusté à ce qui est réaliste pour elle.
Une fois ce travail fait, une demande urgente ne s’ajoute plus par-dessus les autres. Elle se compare à ce qui était déjà prévu, et quelque chose recule si elle passe devant. Les fins de soutien sont vues venir. Un investissement en sécurité se défend par un risque nommé plutôt que par une inquiétude.
Le plan a aussi un usage à l’extérieur : il aide la direction à expliquer ses choix à un conseil d’administration, à un assureur ou à sa banque.
Les travaux se rangent dans trois années, et la dépense de chacune reste comparable aux autres.
Le terrain
Saint-Jérôme, à environ 164 km de Trois-Rivières
Saint-Jérôme fait partie de la MRC de La Rivière-du-Nord, dans la région administrative des Laurentides. La ville est traversée par la rivière du Nord et desservie par l’autoroute 15.
OKTO Solutions offre ses services aux PME de Saint-Jérôme sans y avoir pignon sur rue. La surveillance du parc, le support et le suivi du plan se font à partir de notre bureau de Trois-Rivières. À cette distance, on ne va pas vous promettre un technicien à votre porte, et un plan sur trois ans est justement ce qui réduit le besoin d’en avoir un : un remplacement prévu se prépare, se commande et s’installe sur rendez-vous.
Le plan ne s’exécute pas tout seul. La surveillance, les correctifs et les sauvegardes relèvent des forfaits Base, Standard et Complet, et le module vCIO s’y ajoute en trois niveaux : Essentiel, Standard et Stratégique. Ce sont deux gammes distinctes. Si vous hésitez encore sur le choix d’un fournisseur, la page partenaire informatique pour PME explique ce qu’on entend par là, et vous pouvez nous écrire par la page contact.
Foire aux questions
Vos questions sur un plan TI à Saint-Jérôme
Qu’est-ce qu’un plan TI sur trois ans change pour une PME de Saint-Jérôme ?
Faut-il déjà être client d’OKTO pour obtenir un plan directeur ?
Le plan donne-t-il des montants précis ?
Notre parc n’a jamais été inventorié. Par où commence-t-on ?
À quelle fréquence le plan est-il revu ?
Viendrez-vous à Saint-Jérôme pour présenter le plan ?
Mettons votre parc de Saint-Jérôme sur un calendrier
Dites-nous combien de postes et de serveurs vous avez, et en quelle année les plus vieux ont été achetés. On vous dira ce qu’un plan sur trois ans changerait pour vous.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le