Microsoft revient sur une décision qui agaçait bien du monde. Depuis le début de juillet 2026, l’entreprise déploie dans Teams un bouton qui permet à l’organisateur d’une réunion de couper l’intelligence artificielle en plein appel : Copilot, Facilitator et Recap. Jusqu’ici, ces fonctions avaient tendance à s’activer d’elles-mêmes, ce qui a fini par déranger assez d’utilisateurs pour que Microsoft fasse marche arrière.

Pour une PME de Trois-Rivières, de la Mauricie ou d’ailleurs au Québec, ce n’est pas juste un détail d’interface. Quand une IA écoute, transcrit et résume une réunion, elle touche à des renseignements qui peuvent être confidentiels : dossiers de clients, chiffres, décisions internes. Reprendre le contrôle sur ce qui est capté, et sur le moment où ça l’est, devient une vraie question de gouvernance.

1. Ce que Microsoft change concrètement

La nouveauté est simple : un interrupteur pour l’IA de réunion, accessible pendant l’appel et non plus seulement dans les réglages avant la rencontre. L’organisateur ou un présentateur peut tout allumer, tout éteindre, ou choisir fonction par fonction. Selon la documentation de Microsoft, quand l’IA de réunion est coupée, Teams cesse de produire des réponses Copilot, des réponses Facilitator et des notes automatiques.

• Le bouton vise l’organisateur et les présentateurs, pas chaque participant.
• Il faut une licence Teams Premium ou Microsoft 365 Copilot pour la personne qui l’utilise.
• Les politiques définies par l’administrateur du locataire ont toujours le dernier mot : si l’IA est interdite au niveau de l’organisation, le bouton n’apparaît même pas.
• Le changement s’applique aux nouvelles réunions, pas à celles déjà tenues.

Un point important à retenir : la transcription et l’IA de réunion sont liées. Activer l’IA active aussi la transcription et génère un résumé, et l’inverse est vrai. Une PME qui veut vraiment ne laisser aucune trace doit donc couper les deux, l’IA et la transcription.

2. Copilot, Facilitator et Recap : qui fait quoi

Ces trois noms reviennent souvent, mais ils ne font pas la même chose. Les distinguer aide à décider ce que vous voulez garder et ce que vous préférez couper.

• Copilot répond aux questions pendant la réunion et résume les échanges sur demande.
• Facilitator prend des notes en temps réel, suit l’ordre du jour et la minuterie, capte les tâches à faire et peut même générer un document Word ou Loop à partir de la discussion. Il demande une licence Microsoft 365 Copilot pour être ajouté.
• Recap est le résumé automatique produit après la réunion, avec les points clés et les actions.

Chacune de ces fonctions consomme le contenu de votre réunion pour fonctionner. C’est pratique quand tout le monde est au courant et d’accord. Ça l’est beaucoup moins quand un client, un fournisseur ou un employé découvre après coup que l’échange a été transcrit et résumé sans qu’on lui ait demandé.

3. Pourquoi ça compte pour votre PME au Québec

Au Québec, la Loi 25 encadre la collecte et l’utilisation des renseignements personnels. Une réunion transcrite mot à mot, puis résumée par une IA, peut contenir ce genre d’information : nom d’un client, détails d’un dossier, décisions au sujet d’une personne. Le principe de base reste le même que pour un enregistrement classique : les gens devraient savoir qu’ils sont captés et pouvoir donner leur accord.

Le nouveau bouton ne règle pas tout, mais il redonne une marge de manoeuvre. Vous pouvez tenir la partie sensible d’une rencontre sans IA, puis la réactiver pour le reste. Vous évitez aussi de vous retrouver avec des transcriptions et des résumés qui traînent dans vos fichiers alors que personne n’avait vraiment prévu de les créer. Pour bâtir une politique claire là-dessus, un accompagnement en services informatiques gérés aide à cadrer qui a le droit d’activer l’IA, sur quelles réunions et avec quel consentement.

Le grand public est concerné lui aussi. Un rendez-vous médical en visioconférence, un appel avec un conseiller, une rencontre parents-école : personne n’a envie que ses paroles soient transcrites et résumées à son insu. Le fait que Microsoft ait reculé montre que la pression des utilisateurs fonctionne, et que le réflexe du consentement gagne du terrain.

4. Comment reprendre le contrôle sans tout casser

Couper l’IA en réunion, c’est bien, mais ça se prépare. Quelques réflexes simples évitent les mauvaises surprises et gardent vos équipes productives.

• Décidez à l’avance quelles réunions méritent l’IA (un remue-méninges interne, par exemple) et lesquelles s’en passent (un appel avec un client sur un dossier délicat).
• Nommez clairement qui peut activer ou couper l’IA, puisque le bouton demande une licence précise.
• Prévenez les participants au début de l’appel quand l’IA est active, comme vous le feriez pour un enregistrement.
• Rappelez-vous que couper l’IA n’efface pas les notes déjà prises : ce qui a été capté avant reste là.
• Faites le ménage dans vos réglages de locataire pour que les fonctions ne se rallument pas d’elles-mêmes à la prochaine mise à jour.

Une bonne configuration de Microsoft 365 et de Teams, c’est autant une affaire de sécurité que de tranquillité d’esprit. Si vous n’êtes pas certain de vos réglages actuels, mieux vaut les faire vérifier que de le découvrir en pleine réunion.

Foire aux questions

Est-ce que couper l’IA supprime les notes déjà prises ?

Non. Le bouton arrête la création de nouvelles notes, réponses et résumés, mais ce qui a déjà été généré pendant la réunion reste enregistré. Pour effacer ces éléments, il faut les supprimer manuellement par la suite.

Faut-il une licence pour utiliser ce bouton ?

Oui. Selon Microsoft, la personne qui active ou coupe l’IA de réunion (l’organisateur ou un présentateur) doit avoir une licence Teams Premium ou Microsoft 365 Copilot. Les autres participants voient le résultat, mais ne manient pas l’interrupteur.

Quand la fonction est-elle disponible ?

Le déploiement a commencé au début de juillet 2026 pour un premier groupe, avec une disponibilité générale prévue d’ici la fin de juillet 2026, sur Windows, macOS, mobile et le web. La présence du bouton dépend aussi des politiques de votre organisation.

Gardez la maîtrise de vos réunions

Ce bouton dans Teams envoie un message clair : l’IA au bureau doit rester un outil que l’on choisit d’utiliser, pas une présence imposée. Pour une PME du Québec, c’est l’occasion de mettre de l’ordre dans ses pratiques de réunion, de respecter le consentement de ses clients et de dormir tranquille côté confidentialité. Nos services informatiques gérés peuvent configurer Teams et Microsoft 365 selon vos besoins, et notre équipe répond à vos questions par la page contact.