L’éditeur du dossier médical
Le logiciel, son hébergement, sa certification, ses journaux d’accès, ses liens avec la facturation et le réseau de la santé.
Cliniques médicales et dentaires
Informatique pour clinique médicale et dentaire au Québec
Dans une clinique, l’informatique se remarque quand elle manque : la salle d’attente est pleine, le dossier patient n’ouvre pas et la réceptionniste note des noms sur une feuille. Entre-temps, les renseignements de santé doivent rester où ils sont.
Une clinique médicale ou dentaire a besoin d’un réseau et de postes qui tiennent pendant les heures de rendez-vous, de comptes nominatifs sur les postes partagés de l’accueil, d’une sauvegarde de ce qui vit sur place et de mesures techniques qui appuient la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, en vigueur depuis le 1er juillet 2024.
Quelle informatique faut-il à une clinique médicale ou dentaire ?
Une clinique médicale ou dentaire a besoin d’une informatique qui garde le dossier patient accessible pendant les heures d’ouverture et qui protège des renseignements de santé, parmi les plus sensibles qui soient. OKTO Solutions, entreprise de Trois-Rivières, offre aux cliniques privées du Québec la surveillance du réseau et des appareils, les correctifs, une protection gérée sur chaque poste, la gestion des comptes et une sauvegarde quotidienne dont une copie sort de la clinique. Depuis le 1er juillet 2024, la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux s’applique aux cabinets privés de professionnels, ce qui comprend ceux des médecins et des dentistes. OKTO n’est ni un cabinet d’avocats ni un auditeur : ses services sont des mesures techniques qui appuient les obligations de la clinique. Le dossier médical électronique reste fourni et soutenu par son éditeur. Les forfaits s’appellent Base, Standard et Complet ; le support aux employés fait partie des deux derniers.
Les lois
Quelles lois encadrent les renseignements de santé dans une clinique privée ?
La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux vise quiconque exploite un cabinet privé de professionnel, soit l’entreprise où des médecins, des dentistes ou d’autres professionnels pratiquent à titre privé. Voici ce qu’elle demande, avec son règlement sur la gouvernance, et la part qui se joue dans vos systèmes.
| Ce que le texte demande | Source | Le volet technique |
|---|---|---|
| La protection des renseignements relève de la personne qui a la plus haute autorité ; une délégation écrite est possible | Loi, art. 100 | Un interlocuteur technique qui lui remet journaux et rapports |
| Une politique de gouvernance : rôles, catégories de personnes autorisées, mécanismes de journalisation, mesures de sécurité, calendrier de mise à jour des produits technologiques | Loi, art. 105 | Un compte par personne, des droits selon le rôle, des correctifs suivis |
| Un registre des produits et services technologiques utilisés | Loi, art. 107 | L’inventaire du parc et des logiciels, tenu à jour |
| Devant un risque de préjudice sérieux, un avis donné avec diligence au ministre, à la Commission d’accès à l’information et aux personnes ; un registre des incidents | Loi, art. 108 et 110 | La trace de l’incident : ce qui a été consulté, par quel compte, à quelle heure |
| Des renseignements qui demeurent utilisables malgré tout incident affectant leur support | Règlement sur la gouvernance, art. 5 | Sauvegarde quotidienne, copie hors de la clinique, essais de restauration |
| Une analyse des accès, au moins une fois par année pour un cabinet privé | Règlement sur la gouvernance, art. 7 | Les journaux de Microsoft 365 et des postes |
Un résumé, pas un avis juridique. OKTO ne déclare aucune clinique conforme. L’article 103, qui prévoit la journalisation de l’ensemble des accès, porte encore la mention « Non en vigueur » dans le texte officiel à jour au 12 août 2026. Les renseignements sur votre personnel recueillis pour gérer les ressources humaines ne sont pas des renseignements de santé au sens de cette loi ; pour les renseignements personnels en général, voyez notre page sur la Loi 25.
La continuité
Que se passe-t-il quand le dossier patient n’ouvre plus à 8 h 15 ?
Les rendez-vous se suivent aux quinze minutes, la salle d’attente se remplit et l’écran de l’accueil affiche une erreur.
Quand le dossier médical électronique est hébergé par son éditeur, la panne se trouve souvent entre lui et vous : le lien Internet, un commutateur, le sans-fil, un poste qui ne démarre plus. C’est la partie que nous surveillons. Dans nos trois forfaits, la surveillance tourne jour et nuit, ce qui laisse une chance de voir le problème avant l’arrivée du premier patient.
Pendant les heures de support, une clinique arrêtée passe en tête de file, avec une prise en charge visée de 15 minutes. Cette cible devient un engagement écrit au forfait Complet, le seul qui comprend l’urgence 24/7. La page du support informatique donne le reste.
Reste ce qui vit sur place : les radiographies numériques d’une clinique dentaire, les documents numérisés, la comptabilité. Le règlement demande que les renseignements demeurent utilisables malgré un incident qui touche leur support. Notre sauvegarde est quotidienne, garde une copie hors site que personne ne peut modifier, et s’éprouve deux fois l’an dès le forfait Standard.
Un point de restauration de la nuit, une machine qui redémarre, une durée notée : la preuve qu’une copie se relit.
L’accueil
Comment gérer les postes partagés à l’accueil ?
À la réception, trois personnes se relaient sur deux postes, et la session reste ouverte toute la journée sous le même nom. C’est pratique. C’est aussi ce qui empêche de savoir qui a ouvert le dossier d’un patient.
La loi veut que la politique de gouvernance nomme les catégories de personnes qui peuvent utiliser les renseignements et décrive les mécanismes de journalisation. Un compte commun vide les deux de leur sens.
- Un compte par personne, avec un changement rapide d’utilisateur
- Un verrouillage automatique quand le poste reste sans surveillance
- Des droits selon le rôle : l’accueil n’a pas besoin des dossiers d’employés
- Un écran qu’on ne lit pas depuis la salle d’attente
Une clinique voit aussi passer des remplaçantes, des stagiaires et du personnel d’agence. Chaque départ doit refermer les accès partout. La gestion des comptes fait partie de nos services TI gérés ; la méthode se trouve sur notre page consacrée à l’arrivée et au départ d’un employé.
Au départ d’une personne, ses accès se ferment un à un le jour même, jusqu’à ce que le compteur tombe à zéro.
Le dossier patient
Dossier médical électronique, imagerie, facturation : qui s’occupe de quoi ?
Le règlement du Collège des médecins sur les dossiers cliniques, en vigueur depuis le 11 juillet 2024, demande un dossier tenu sur support technologique, dans un produit certifié. Pour un médecin déjà en exercice à cette date, le papier reste permis jusqu’au 31 décembre 2026, sauf exception ; ensuite, toute nouvelle inscription se fait sur support technologique. MYLE, OFYS, Omnimed, Medesync et MobileMed figurent au tableau des dossiers médicaux électroniques certifiés de septembre 2026. OKTO n’en vend aucun. Le seul logiciel qu’elle vend est OKTO PSA, un ERP et CRM québécois.
OKTO Solutions
Le réseau, le sans-fil, les postes, les imprimantes, les comptes, le courriel, la sauvegarde de ce qui reste sur place et l’inventaire que demande le registre des produits technologiques.
La clinique
Le choix des produits, la politique de gouvernance, le temps pendant lequel les dossiers sont gardés et qui a le droit de voir quoi.
Les accès à distance
Courriel, portables, accès de la maison : comment fermer les autres portes ?
Le dossier médical électronique a ses propres protections. Ce qui l’entoure en a souvent moins : la boîte courriel de la clinique, le portable d’un médecin qui consulte de la maison, le compte Microsoft 365 d’une employée partie l’an dernier.
Trois mesures ferment l’essentiel. L’authentification multifacteur sur tous les comptes, pour qu’un mot de passe volé ne suffise pas. Un accès conditionnel qui refuse une connexion venue d’un pays où personne de la clinique ne se trouve. Et des portables chiffrés, pour qu’un appareil perdu ne livre pas ce qu’il contient.
Ces réglages relèvent de notre gestion de Microsoft 365 et de notre cybersécurité gérée. La protection des courriels filtre ce qui entre et empêche l’usurpation de votre domaine. Pour les médecins qui travaillent de chez eux, voyez le télétravail sécurisé.
Pour savoir où vous en êtes. Notre audit de cybersécurité passe six domaines en revue et classe les constats par risque. C’est un bon point de départ avant d’écrire la politique de gouvernance.
Un mot de passe volé ne suffit pas : la demande d’approbation arrive sur le téléphone de l’employée, qui la refuse.
Foire aux questions
Les questions que posent les gestionnaires de clinique
OKTO peut-il rendre notre clinique conforme à la loi sur les renseignements de santé ?
Non, et aucun fournisseur informatique ne le peut seul. La loi confie la responsabilité à la personne ayant la plus haute autorité dans la clinique. Nous posons des mesures techniques qui appuient vos obligations, soit des comptes nominatifs, des journaux, des correctifs et des sauvegardes. La politique de gouvernance et la qualification juridique reviennent à la clinique et à son conseiller.
Notre dossier médical électronique est hébergé par son éditeur. Que reste-t-il à gérer ?
Tout ce qui permet d’y accéder et tout ce qui vit à côté : le lien Internet, le réseau, le sans-fil, les postes, les imprimantes, les comptes Microsoft 365, le courriel, les documents numérisés et, en clinique dentaire, souvent le serveur d’imagerie.
Notre clinique ouvre le soir et le samedi. Qui répond en cas de panne ?
Le support courant couvre les jours de semaine, de 8 h à 17 h. Au forfait Complet, une ligne d’urgence répond en tout temps aux pannes critiques. Aux forfaits Base et Standard, les alertes reçues hors des heures ouvrables sont enregistrées, puis traitées au retour.
Combien de temps faut-il conserver les dossiers des patients ?
Le règlement du Collège des médecins fixe la conservation à au moins 10 ans après la dernière inscription au dossier. Celui de l’Ordre des dentistes parle des 5 années qui suivent la dernière inscription. La rétention des copies de sauvegarde se règle ensuite avec vous.
Les employées de l’accueil partagent la même session Windows. Est-ce un problème ?
Oui. Avec un compte commun, le journal indique « réception » et jamais un nom, ce qui vide de son sens l’analyse annuelle des accès. Un compte par personne et un changement rapide d’utilisateur règlent la question.
Que faire si un portable de la clinique est perdu ou volé ?
D’abord couper : le compte est fermé, les sessions sont révoquées, et le chiffrement du disque garde le contenu illisible. Ensuite la loi : devant un risque de préjudice sérieux, la clinique avise le ministre, la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous fournissons la trace technique ; la décision d’aviser vous appartient.
Que se passerait-il à l’accueil si le réseau tombait demain matin ?
Dites-nous combien de postes compte la clinique, quel dossier médical électronique vous utilisez et ce qui est encore gardé sur place. On vous dit ce qui est fragile, sans engagement.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le