Un numéro à appeler
Le poste de la réception qui fige, le mot de passe oublié au retour des vacances. Vos employés joignent une ligne de soutien au lieu d’interrompre le collègue « qui s’y connaît ».
Municipalités
Services informatiques pour municipalité : soutien, sécurité et continuité des services aux citoyens
Dans beaucoup de municipalités, l’informatique n’appartient à personne. La directrice générale redémarre le serveur, le trésorier appelle le fournisseur Internet, et le reste attend. Pendant ce temps, l’hôtel de ville émet des permis, encaisse des taxes et conserve des dossiers de citoyens.
Les services informatiques pour une municipalité réunissent le soutien aux employés, la surveillance des postes et des serveurs, les liens entre les bâtiments, la protection des renseignements des citoyens et des sauvegardes vérifiées. OKTO Solutions offre ces services aux municipalités du Québec par forfait mensuel, à distance et sur place.
Les besoins
De quels services informatiques une municipalité a-t-elle besoin ?
Une municipalité a besoin de services informatiques qui tiennent quatre choses en même temps : des employés qu’on dépanne quand ça bloque, des bâtiments reliés entre eux, des renseignements de citoyens protégés et des services qui continuent malgré une panne. Dans une petite équipe, personne n’est responsable des TI à temps plein. La tâche retombe sur la direction générale, le greffe ou la trésorerie. OKTO Solutions, entreprise de services informatiques établie à Trois-Rivières, offre aux municipalités du Québec une prise en charge mensuelle : surveillance des postes et des serveurs, soutien aux employés, cybersécurité, sauvegardes et planification. Le travail se fait surtout à distance, avec un déplacement planifié quand il faut toucher au matériel de l’hôtel de ville, du garage, de la caserne ou de la bibliothèque. Une municipalité est aussi un organisme public, soumis à la Loi sur l’accès. OKTO pose les mesures techniques qui appuient ces obligations, sans se substituer au conseiller juridique.
Des bâtiments qui se parlent
Le garage, la caserne et la bibliothèque n’ont ni le même réseau ni le même lien Internet que l’hôtel de ville. Les employés ont pourtant besoin des mêmes dossiers.
Les dossiers des citoyens gardés
Comptes de taxes, permis, plaintes, inscriptions aux loisirs : presque tout ce qu’une municipalité conserve contient un nom et une adresse.
Le logiciel municipal qui tourne
Taxation, paie, permis : la suite de gestion, celle de PG Solutions par exemple, reste soutenue par son éditeur. Autour d’elle, il faut un serveur surveillé, des accès tenus et une copie des données.
Des copies déjà restaurées
Une sauvegarde que personne n’a essayé de restaurer reste une hypothèse. Les procès-verbaux ne se retapent pas.
Un plan qui entre au budget
Les postes vieillissent tous ensemble. Mieux vaut le savoir à l’automne, quand le conseil prépare ses chiffres.
Organisme public
Que prévoit la loi pour les renseignements que détient une municipalité ?
Une municipalité est un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, que la Loi 25 a resserrée. Cinq de ses obligations touchent directement l’informatique.
| Ce que la Loi sur l’accès prévoit | Référence | La mesure technique qui l’appuie |
|---|---|---|
| Prendre des mesures de sécurité raisonnables, selon la sensibilité et la quantité des renseignements | art. 63.1 | Authentification multifacteur, portables chiffrés, correctifs suivis, protection surveillée des postes |
| Publier sur le site Internet les règles de gouvernance à l’égard des renseignements personnels | art. 63.3 | L’inventaire des systèmes et des accès, qui sert de base à ce que la municipalité écrit |
| Évaluer les facteurs relatifs à la vie privée avant d’acquérir, de développer ou de refondre un système d’information | art. 63.5 | La fiche technique du projet : où sont les données, qui y accède, comment elles sont copiées |
| Après un incident de confidentialité, diminuer les risques, puis aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes touchées s’il y a risque de préjudice sérieux | art. 63.8 | Postes isolés, accès coupés, journaux lus pour établir ce qui a été touché |
| Tenir un registre des incidents de confidentialité | art. 63.11 | La trace technique de chaque incident, que la municipalité verse à son registre |
Qui est responsable ? La personne qui a la plus haute autorité dans l’organisme exerce les fonctions de responsable de l’accès aux documents et de responsable de la protection des renseignements personnels. Elle peut les déléguer par écrit, notamment à un membre du personnel de direction (art. 8). OKTO n’est ni avocat ni auditeur : nous posons les mesures techniques, la lecture de la loi reste à votre greffe. Notre page sur la Loi 25 pour les PME traite du régime voisin des entreprises privées.
Plusieurs bâtiments
Comment relier l’hôtel de ville, le garage, la caserne et la bibliothèque ?
Prenons un portrait type. Un serveur dort dans un local de l’hôtel de ville. Le garage a un seul poste, branché sur un autre lien Internet. La bibliothèque offre le Wi-Fi au public, sur le même réseau que le poste du comptoir de prêt.
Deux principes règlent l’essentiel. D’abord, les dossiers ne vivent plus dans un bâtiment en particulier : chaque employé ouvre sa session avec la même identité où qu’il soit, et les fichiers sont rangés dans un espace partagé. C’est le rôle de notre accompagnement Microsoft 365. Ensuite, ce qui est ouvert au public reste séparé de l’administratif. Le citoyen qui lit ses courriels à la bibliothèque ne partage pas le réseau du logiciel de taxation.
Tous les postes, au garage comme au greffe, remontent dans la même console : c’est ce que couvrent nos services TI gérés.
- Un compte par employé, valable dans tous les bâtiments
- Le réseau public de la bibliothèque isolé du réseau administratif
- Un lien Internet de rechange, à prévoir là où l’arrêt coûte le plus cher
Trois adresses, un seul système : quand le lien d’un bâtiment tombe, les deux autres continuent de travailler.
Le calendrier municipal
Quelles périodes de l’année ne tolèrent pas de panne ?
Le calendrier d’une municipalité est écrit dans la loi. Les gros travaux informatiques se planifient autour de ces dates, jamais dessus.
- Du 15 novembre au 31 décembre : le budgetLe conseil prépare et adopte le budget du prochain exercice dans cette fenêtre. Ce n’est pas la semaine pour remplacer le serveur de la trésorerie.
- Au plus tard le 31 décembre : le programme des immobilisationsIl couvre trois exercices. Le renouvellement des postes ou d’un serveur y a sa place, à condition d’arriver avec des chiffres. Un plan TI sur trois ans les fournit.
- Avant le 1er mars : les comptes de taxesLa Loi sur la fiscalité municipale fixe cette échéance pour expédier le compte d’une taxe foncière déjà imposée. La production des comptes, puis l’encaissement, sollicitent ensemble le logiciel de taxation, l’imprimante et le paiement en ligne.
- Chaque mois : la séance du conseilUne séance ordinaire a lieu au moins une fois par mois, et la documentation utile est remise aux élus au plus tard 72 heures avant, sauf situation exceptionnelle. La projection et le partage de fichiers doivent fonctionner du premier coup. L’avis de convocation et l’ordre du jour, eux, vont sur le site : nos exemples de sites web municipaux montrent comment les rendre faciles à trouver.
- Aux quatre ans : l’élection généraleLe scrutin tombe le premier dimanche de novembre. Il amène du personnel temporaire, donc des comptes à créer, puis à fermer. Cette année-là, l’échéance du budget et celle du programme des immobilisations sont repoussées au 31 janvier.
Continuité
Que se passe-t-il si le serveur de l’hôtel de ville tombe en panne ?
Avec une copie jamais essayée, la municipalité découvre le jour même si elle fonctionne. Notre service de sauvegarde et de reprise après sinistre suit la règle des trois copies sur deux supports, dont une hors site. Cette dernière est rendue immuable, parce qu’un rançongiciel s’en prend d’abord aux sauvegardes.
La copie ne suffit pas. Il faut un plan écrit : dans quel ordre on redémarre, qui décide, quels numéros appeler. Un citoyen peut attendre deux jours pour un permis de piscine. La paie des employés, non. Le plan range les systèmes dans cet ordre, et on le met à l’épreuve avant d’en avoir besoin.
La sauvegarde n’est pas l’archivage : la Loi sur les archives demande à tout organisme public de tenir un calendrier de conservation, et la rétention des copies se règle avec votre greffe. Le pire scénario, le chiffrement de tout le réseau, est traité sur notre page sur la protection contre les rançongiciels.
Un plan de reprise tient en quelques pages : l’ordre de redémarrage, les responsables et la date du dernier essai.
Le partage des rôles
Qui fait quoi entre la municipalité et OKTO ?
Ce qui reste à la municipalité
Les comptes administrateurs, le nom de domaine, les licences et la documentation sont à son nom, et elle les emporte si elle change de fournisseur. Le conseil décide des achats. Le greffe porte les obligations légales.
Ce qu’OKTO offre
Trois forfaits mensuels, facturés par poste ou par serveur. Le soutien aux employés commence au Standard. La protection des postes est comprise dans les trois, et la cybersécurité gérée a sa page. Si un employé tient déjà le quotidien, la co-gestion TI lui laisse sa place. Le module vCIO ajoute le plan et le budget.
Les visites partent de notre bureau : voyez nos services informatiques à Trois-Rivières, en Mauricie et dans les autres régions desservies.
Foire aux questions
Questions fréquentes des municipalités
Une municipalité de quelques employés a-t-elle besoin d’un fournisseur informatique ?
Le nombre d’employés compte moins que ce qui s’arrête avec l’informatique. Six personnes qui émettent des permis et encaissent des taxes dépendent d’un serveur, d’un logiciel de gestion et d’une boîte courriel. Si personne n’en est responsable, un forfait mensuel ou une banque d’heures comble ce vide.
La Loi 25 s’applique-t-elle aux municipalités ?
Oui, par la Loi sur l’accès, que la Loi 25 a modifiée : une municipalité y est un organisme public. Mesures de sécurité, registre des incidents, évaluation avant un projet de système d’information : ces obligations la visent. Leur interprétation revient à votre conseiller juridique.
Une petite municipalité doit-elle former un comité sur l’accès à l’information ?
La Loi sur l’accès prévoit ce comité, mais un règlement en vigueur depuis le 1er juin 2023 en dispense l’organisme municipal qui emploie 50 salariés ou moins. Dans ce cas, la direction générale exerce les fonctions confiées au comité.
Travaillez-vous avec notre logiciel de gestion municipale ?
Son éditeur en assure le soutien. Notre part est ce qui l’entoure : les postes, le serveur, le réseau, les comptes et la sauvegarde. Avec le module vCIO, offert à partir de dix postes ou serveurs, la gestion des fournisseurs, facturée en sus, porte aussi les échanges techniques avec l’éditeur.
Vous déplacez-vous au garage municipal ou à la caserne ?
Oui, quand il faut des mains sur le matériel : câblage, commutateur, borne sans fil. Notre bureau est à Trois-Rivières et le service est offert partout au Québec. La plupart des demandes se règlent à distance ; les visites sont planifiées avec vous.
Que doit faire la municipalité après un incident de confidentialité ?
La loi demande de diminuer les risques, d’inscrire l’incident au registre et, s’il y a risque de préjudice sérieux, d’aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Sur le plan technique, nous isolons les postes, coupons les accès compromis et documentons ce qui a été touché. La décision d’aviser appartient à la municipalité.
On fait le tour de vos bâtiments avec vous
Dites-nous combien de postes, combien d’adresses et quel logiciel de gestion vous utilisez. On vous dit ce qui presse et ce qui peut attendre le prochain budget.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le