Vous venez de terminer une réunion importante sur Microsoft Teams et un collègue qui était absent vous demande un résumé. Ou encore, vous voulez garder une trace exacte d’une formation, d’une rencontre client ou d’une séance de dépannage. Dans ces situations, enregistrer la réunion règle le problème en quelques secondes, à condition de savoir où cliquer et où retrouver le fichier ensuite.

Beaucoup de gestionnaires de PME en Mauricie utilisent Teams tous les jours sans jamais avoir touché à cette fonction. Pourtant, l’enregistrement est intégré, gratuit avec la plupart des forfaits Microsoft 365 et sauvegardé automatiquement dans le nuage. Voici le guide simple pour enregistrer une réunion Teams, retrouver la vidéo, activer la transcription et rester conforme à la loi au Québec.

1. Qui peut enregistrer une réunion Teams?

Avant de chercher le bouton, il faut savoir que tout le monde ne peut pas lancer un enregistrement. Microsoft encadre cette fonction pour éviter les abus. En règle générale, la personne qui organise la réunion et les participants de la même organisation peuvent enregistrer, à condition que l’administrateur Microsoft 365 l’ait autorisé dans les politiques.

Voici les conditions habituelles pour pouvoir enregistrer une réunion Teams :

• Détenir une licence Microsoft 365 qui inclut l’enregistrement (la majorité des forfaits Business et Enterprise).
• Être l’organisateur, un coorganisateur ou un participant interne à l’entreprise.
• Que la politique d’enregistrement soit activée par l’administrateur.
• Disposer d’un espace de stockage OneDrive ou SharePoint suffisant.

Les invités externes et les participants anonymes ne peuvent pas démarrer un enregistrement. Si vous gérez plusieurs employés et que le bouton n’apparaît pour personne, c’est souvent une politique désactivée au niveau du centre d’administration. C’est exactement le genre de réglage qu’une équipe TI ajuste rapidement, comme le fait notre équipe dans ses services de gestion Microsoft 365 pour les PME de Trois-Rivières.

2. Enregistrer une réunion Teams étape par étape

La marche à suivre est la même sur l’application de bureau Windows, sur Mac et dans le navigateur web. Une fois que vous êtes dans la réunion, voici comment procéder :

1. Cliquez sur le bouton Plus d’actions (les trois points) dans la barre de contrôle en haut de la fenêtre de réunion.
2. Choisissez Enregistrer et transcrire.
3. Cliquez sur Démarrer l’enregistrement.
4. Un bandeau rouge s’affiche pour tous les participants, qui reçoivent aussi une notification indiquant que la réunion est enregistrée.
5. Pour arrêter, retournez dans le même menu et sélectionnez Arrêter l’enregistrement. Sinon, l’enregistrement se termine automatiquement quand la dernière personne quitte la réunion.

Petit conseil pratique : activez la transcription en même temps que l’enregistrement. Vous obtiendrez ainsi une vidéo et un texte complet des échanges, ce qui rend la recherche d’un passage précis beaucoup plus rapide. Sur un téléphone, la fonction existe aussi dans l’application mobile Teams, sous le même menu à trois points.

3. Où se trouve l’enregistrement après la réunion?

C’est la question qui revient le plus souvent. Depuis 2021, Microsoft ne stocke plus les enregistrements dans l’ancien service Stream classique. Aujourd’hui, tout va dans OneDrive ou SharePoint, selon le type de réunion.

• Réunion planifiée ou impromptue : l’enregistrement se dépose dans le OneDrive de la personne qui a lancé l’enregistrement, dans un dossier nommé Recordings (Enregistrements).
• Réunion de canal (dans une équipe) : le fichier va dans le SharePoint de l’équipe, dans un dossier Recordings sous l’onglet Fichiers.
• Accès rapide : le lien apparaît directement dans le clavardage de la réunion pendant quelques semaines, ce qui est souvent le chemin le plus simple.

Le fichier est au format MP4, donc lisible sur n’importe quel appareil. Vous pouvez le partager comme n’importe quel document, gérer les permissions et même le télécharger. Pensez toutefois à vérifier votre politique de conservation : par défaut, certains enregistrements peuvent être supprimés automatiquement après un certain nombre de jours pour économiser l’espace de stockage.

4. Consentement et vie privée : ce que dit la loi au Québec

Enregistrer une réunion, ce n’est pas seulement une question technique. Au Québec, la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels encadre la collecte et la conservation des données, ce qui inclut la voix et l’image des participants. La bonne nouvelle, c’est que Teams affiche automatiquement un avis à tout le monde quand l’enregistrement démarre.

Quelques bonnes pratiques pour rester du bon côté :

• Annoncez verbalement au début que la réunion sera enregistrée, en plus de l’avis automatique.
• Précisez pourquoi vous enregistrez (formation, compte rendu, dossier client) et combien de temps vous conservez le fichier.
• Limitez l’accès à l’enregistrement aux personnes qui en ont réellement besoin.
• Supprimez les enregistrements que vous n’avez plus besoin de garder.

Pour une PME, ces réflexes évitent bien des malaises, surtout quand des clients ou des partenaires externes participent à la rencontre. Si vous n’êtes pas certain de vos obligations, une révision de vos pratiques avec un partenaire TI local vaut largement l’effort.

5. Transcription et sous-titres automatiques

La transcription est probablement la fonction la plus sous-utilisée de Teams. Activée en même temps que l’enregistrement, elle génère un texte horodaté de tout ce qui a été dit, avec le nom des intervenants. Le français est bien pris en charge, y compris les accents québécois dans la plupart des cas.

Concrètement, cela permet de :

• Retrouver un passage précis en cherchant un mot-clé au lieu de réécouter toute la vidéo.
• Envoyer un compte rendu écrit aux personnes absentes.
• Rendre vos réunions accessibles aux employés malentendants grâce aux sous-titres en direct.

Vous pouvez aussi télécharger la transcription en fichier Word ou VTT. Combinée avec l’assistant Copilot, cette transcription peut même produire un résumé automatique et une liste de tâches, un gain de temps réel pour les équipes qui multiplient les réunions.

6. Problèmes fréquents et solutions rapides

Le bouton d’enregistrement ne s’affiche pas? Voici les causes les plus courantes et quoi faire.

• Bouton absent ou grisé : la politique d’enregistrement est désactivée dans le centre d’administration, ou votre licence ne l’inclut pas. Il faut l’ajuster côté administrateur.
• Vous êtes invité externe : seuls les membres internes peuvent enregistrer. Demandez à l’organisateur de le faire.
• Stockage plein : un OneDrive ou un SharePoint saturé bloque la sauvegarde. Libérez de l’espace ou augmentez le quota.
• Enregistrement introuvable : vérifiez le clavardage de la réunion et le dossier Recordings dans OneDrive ou SharePoint.

La plupart de ces blocages se règlent en quelques minutes du côté de l’administration Microsoft 365. Pour une entreprise qui n’a pas de personne TI dédiée, c’est le genre de détail qui fait perdre du temps inutilement.

Foire aux questions

Peut-on enregistrer une réunion Teams sans être l’organisateur?

Oui, un participant interne à l’entreprise peut lancer l’enregistrement si la politique de l’administrateur l’autorise. Les invités externes et les participants anonymes n’ont pas cette possibilité.

Les participants savent-ils que la réunion est enregistrée?

Oui, Teams affiche automatiquement un bandeau et une notification à tout le monde dès que l’enregistrement démarre. Il est tout de même recommandé de l’annoncer verbalement pour respecter la Loi 25 au Québec.

Combien de temps l’enregistrement Teams est-il conservé?

Par défaut, le fichier reste dans OneDrive ou SharePoint tant que vous ne le supprimez pas. Certaines organisations configurent toutefois une suppression automatique après un nombre de jours défini par l’administrateur.

Un accompagnement Microsoft 365 pour les PME de la Mauricie

Enregistrer une réunion Teams est simple une fois que les politiques et le stockage sont bien configurés. Si le bouton n’apparaît pas, si vos enregistrements disparaissent ou si vous voulez encadrer ces pratiques selon la Loi 25, notre équipe de Trois-Rivières peut s’en occuper. Découvrez nos services informatiques gérés pour les PME du Québec, ou contactez-nous pour une évaluation de votre environnement Microsoft 365.