L’éditeur du logiciel
Les formulaires, les calculs, les versions annuelles et le soutien fonctionnel. C’est lui qui répond d’une déclaration qui ne se transmet pas.
Cabinets comptables
Informatique pour cabinet comptable au Québec
Un cabinet comptable vit au rythme d’un calendrier que tout le monde connaît. De février à la fin d’avril, chaque heure de panne se reprend le soir ou la fin de semaine. Le reste de l’année, les dossiers des clients dorment sur vos systèmes, et le secret professionnel ne prend pas de vacances.
Un cabinet comptable attend quatre choses de son informatique : des postes et des logiciels fiscaux qui tiennent pendant la saison des impôts, un moyen d’échanger des documents avec les clients autrement que par simple courriel, des accès aux dossiers contrôlés et journalisés, et une sauvegarde restaurée pour vrai avant janvier.
De quelle informatique un cabinet comptable a-t-il besoin ?
Un cabinet comptable a besoin d’une informatique qui protège des renseignements confidentiels toute l’année et qui ne flanche pas entre février et la fin d’avril. OKTO Solutions, dont le bureau se trouve à Trois-Rivières, offre aux cabinets comptables du Québec les correctifs de Windows et des logiciels installés, l’authentification multifacteur, la gestion de Microsoft 365, la surveillance du parc et une sauvegarde quotidienne avec copie hors site. Le Code de déontologie des comptables professionnels agréés demande au CPA de prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements confidentiels à chaque étape : préparation, conservation et transmission. Les services d’OKTO sont des mesures techniques qui appuient cette obligation ; ils ne la remplacent pas. Il existe trois forfaits : Base, Standard et Complet. Le support aux employés commence au forfait Standard, et l’urgence 24/7 est comprise au forfait Complet. Par défaut, les données au repos demeurent au Canada.
Le secret professionnel
Que demande le secret professionnel aux systèmes d’un cabinet ?
Le Code de déontologie des comptables professionnels agréés, dans sa version en vigueur depuis le 9 mai 2024, le dit en deux articles. L’article 39 pose que le CPA est tenu au secret professionnel. L’article 40 ajoute qu’à toute étape de la préparation, de la conservation et de la transmission de renseignements, il prend les mesures raisonnables pour les protéger, notamment à l’égard des personnes qui collaborent avec lui.
Un fournisseur informatique fait partie de ces personnes. Il voit vos serveurs, vos boîtes courriel, vos sauvegardes. Le Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI, publié par l’Ordre des CPA du Québec, propose un autodiagnostic dont trois questions visent ce fournisseur. Le consultant qui accède aux données de vos clients a-t-il signé un engagement de confidentialité ? Les données sont-elles hébergées en territoire canadien, et le fournisseur est-il de propriété canadienne ? Les copies de sauvegarde sont-elles chiffrées ou protégées par un mot de passe adéquat ? Sur la deuxième, soyons précis : avec OKTO, les données au repos restent au Canada par défaut, mais Microsoft 365 et Azure appartiennent à Microsoft, une société américaine.
Côté technique, ça se traduit par des mesures connues : un compte par personne, l’authentification multifacteur partout, des droits limités aux dossiers dont chacun a besoin, des portables chiffrés et un journal qui dit qui a ouvert quoi. Le jour où un client demande ce qui est arrivé à son dossier, on répond avec un journal, pas avec des suppositions.
La Loi 25 s’ajoute au Code pour tout renseignement personnel, et notre cybersécurité gérée pose ces mesures. OKTO n’est ni un cabinet d’avocats ni un auditeur : nous installons les protections, vous répondez de vos obligations.
Une connexion inhabituelle est révoquée, et le journal établit ce qui a été consulté, copié ou modifié.
La saison des impôts
Comment préparer l’informatique d’un cabinet avant la saison des impôts ?
Pour l’année d’imposition 2025, l’Agence du revenu du Canada fixe la date limite au 30 avril 2026 pour la plupart des particuliers et au 15 juin 2026 pour les travailleurs indépendants. Depuis le 1er janvier 2024, un préparateur payé pour produire plus de cinq déclarations dans l’année doit les transmettre par voie électronique. Sans réseau ni logiciel, un cabinet ne produit plus rien.
| Période | Au cabinet | Ce qu’on règle à ce moment-là |
|---|---|---|
| Octobre à décembre | Période plus calme, embauches de saison à venir | Postes en fin de vie remplacés, essai de restauration, revue des accès aux dossiers |
| Janvier | Nouvelles versions des logiciels fiscaux, arrivée du personnel temporaire | Mises à jour installées et vérifiées, comptes créés avec les bons droits, postes préparés |
| Février à avril | Longues journées, travail de la maison le soir | Aucun changement qui peut attendre ; surveillance, support et correctifs de sécurité seulement |
| Mai et juin | Travailleurs indépendants, fin des contrats de saison | Comptes des employés partis fermés le jour même, portables récupérés |
| Été | Vacances, peu d’échéances | Les projets : migration, nouveau serveur, ménage des partages |
Ce calendrier est celui que nous proposons ; il s’ajuste à vos fins d’exercice et à vos mandats de certification. Le suivi courant est décrit sur la page des services TI gérés.
Les documents des clients
Comment échanger des documents avec les clients sans tout envoyer par courriel ?
Feuillets, relevés, avis de cotisation, états financiers : en mars, tout ça arrive en pièces jointes, souvent depuis une adresse personnelle. Le guide de l’Ordre est direct là-dessus : sans chiffrement, le courriel n’assure pas la confidentialité des informations échangées.
Le même guide propose deux voies. Protéger la pièce jointe par un mot de passe transmis par un autre moyen, ou passer par une plateforme de livraison sécurisée. Il demande aussi de convenir avec le client de l’usage du courriel, et d’obtenir son consentement exprès avant d’y faire circuler des documents couverts par le secret professionnel.
En pratique, un cabinet a trois options. Le portail offert par l’éditeur de son logiciel, quand il y en a un. Un espace de partage dans Microsoft 365, avec un dossier par client et un lien réservé à la personne invitée. Ou un portail bâti pour le cabinet.
- Notre gestion de Microsoft 365 règle le partage externe et retire les liens ouverts à tous
- La protection des courriels empêche qu’on écrive à vos clients en usurpant votre domaine
- Notre équipe développe des portails clients sur mesure quand les outils du marché ne conviennent pas
Dans SharePoint, un lien ouvert à toute personne est retiré et le fichier revient au groupe qui doit le voir.
La sauvegarde
Combien d’heures de travail un cabinet peut-il se permettre de perdre ?
En août, perdre une journée de saisie est un désagrément. Le 27 avril, c’est une pile de déclarations à refaire avant la date limite. La même panne n’a pas le même prix selon le mois.
C’est pourquoi les objectifs de reprise se fixent système par système, et se relisent à l’automne. Deux questions suffisent. Combien d’heures de travail acceptez-vous de refaire ? Combien de temps le cabinet peut-il rester sans son logiciel fiscal ? Les réponses dictent le rythme des copies.
Chez OKTO, la sauvegarde est quotidienne dans les trois forfaits. Au forfait Complet, les systèmes critiques sont copiés plusieurs fois par jour. Une copie est gardée hors site et ne peut pas être modifiée, ce qui compte quand un rançongiciel s’en prend d’abord aux sauvegardes. Les forfaits Standard et Complet comprennent deux essais de restauration par année. Le bon moment pour le premier, c’est avant janvier.
Si vos fichiers vivent dans Microsoft 365, la corbeille ne suffit pas : voyez notre page sur la sauvegarde de Microsoft 365. Le reste est décrit sous sauvegarde et reprise après sinistre.
La perte acceptée à gauche, l’arrêt accepté à droite : resserrer l’objectif de la comptabilité change le rythme des copies.
Les logiciels fiscaux
Taxprep, DT Max, Caseware : qui s’occupe de quoi ?
Les logiciels de préparation de déclarations et de dossiers de travail appartiennent à leurs éditeurs, qui publient les versions de chaque année d’imposition. OKTO n’en vend aucun. Le seul logiciel qu’elle vend est OKTO PSA, un ERP et CRM québécois.
OKTO Solutions
L’installation et les mises à jour sur les postes, le serveur ou l’hébergement des bases de données, les droits d’accès, la sauvegarde et les imprimantes.
Le cabinet
Le choix du logiciel, les licences à son nom, les règles de conservation des dossiers et la décision de qui voit quel client.
Un associé s’occupe déjà de l’informatique ? Il peut garder les logiciels du métier et nous laisser la surveillance, la sécurité et les sauvegardes. C’est le principe de la co-gestion TI. Et si personne ne sait dans quel état est votre environnement, un audit de cybersécurité l’examine en six domaines.
Foire aux questions
Les questions que posent les associés d’un cabinet
Un fournisseur informatique externe est-il compatible avec le secret professionnel d’un CPA ?
Le guide de l’Ordre prévoit le cas : son autodiagnostic demande si le consultant qui accède aux données de vos clients a signé un engagement de confidentialité. Le Code de déontologie demande pour sa part au CPA de prendre des mesures raisonnables à l’égard des personnes qui collaborent avec lui. Demandez à tout fournisseur un engagement de confidentialité écrit, des accès nominatifs et journalisés, et l’endroit où vos données sont hébergées. Le secret professionnel, lui, reste votre obligation.
Les dossiers de nos clients restent-ils au Canada ?
Par défaut, oui. Microsoft 365 est déployé dans le locataire canadien, les ressources Azure logent dans l’une des deux régions canadiennes, et les sauvegardes restent au pays. Toute exception est documentée par écrit avant d’être appliquée. Microsoft demeure toutefois une société américaine : l’autodiagnostic de l’Ordre demande aussi si le fournisseur est de propriété canadienne, et c’est au cabinet d’en juger. Vérifiez enfin où l’éditeur de votre logiciel fiscal héberge ses services en ligne : ça ne dépend pas de nous.
Que se passe-t-il si un poste tombe en panne la dernière semaine d’avril ?
La demande est classée selon son impact. Un cabinet complètement arrêté est traité en premier, la cible étant de 15 minutes ; pour une personne seule bloquée, elle est de 4 heures. Ce sont des cibles, garanties par l’entente de niveau de service au forfait Complet. La plupart des pannes se règlent à distance.
Installez-vous et mettez-vous à jour nos logiciels fiscaux ?
Oui pour l’installation et les mises à jour sur vos postes, comme pour vos autres applications. Les formulaires, les calculs et le soutien fonctionnel relèvent de l’éditeur. OKTO ne vend pas ces logiciels et n’est pas un cabinet de fiscalité.
Comment gérer les employés engagés seulement pour la saison des impôts ?
Comme une arrivée et un départ ordinaires, mais planifiés d’avance. Le compte est créé à partir du rôle, avec les seuls accès nécessaires, et tout est inscrit. À la fin du contrat, les accès sont fermés partout le jour même et le portable revient. Les étapes sont détaillées dans notre guide sur les arrivées et les départs.
Peut-on travailler de la maison en avril sans exposer les dossiers ?
Oui. Ce qui protège, c’est de savoir qui se connecte, depuis quel appareil et à quelles données, et de pouvoir couper cet accès rapidement. L’authentification multifacteur et un portable du cabinet, chiffré et géré, valent mieux qu’un ordinateur familial. Voyez notre page sur le télétravail sécurisé.
Votre cabinet est-il prêt pour la prochaine saison des impôts ?
Dites-nous combien de personnes travaillent au cabinet en avril, quels logiciels vous utilisez et quand une restauration a été faite pour la dernière fois. On vous dit ce qu’il reste à régler avant janvier.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le