L’estimateur
Des jeux de plans lourds à ouvrir, à mesurer et à annoter, et une heure de dépôt qui ne bouge pas. Un poste lent lui coûte des soumissions.
Entreprises de construction
Informatique pour entreprise de construction : le bureau, les chantiers et tout ce qui circule entre les deux
Chez un entrepreneur, la moitié de l’informatique ne reste pas au bureau. Elle part le matin dans un camion, passe la journée dans une roulotte et revient le soir, quand elle revient. Entre-temps, des plans changent de révision, des sous-traitants envoient leurs factures et quelqu’un attend un virement.
L’informatique d’une entreprise de construction repose sur quatre choses : des portables et des tablettes gérés à distance, des plans rangés à un seul endroit, des courriels protégés contre la fraude au faux fournisseur, et une sauvegarde vérifiée. OKTO Solutions offre ces services aux entrepreneurs du Québec par forfait mensuel.
Bureau et chantiers
De quoi une entreprise de construction a-t-elle besoin en informatique ?
Une entreprise de construction a besoin d’une informatique qui suit le travail là où il se fait. Au bureau, les estimateurs montent les soumissions et la comptabilité prépare la paie. Sur les chantiers, le surintendant ouvre les plans sur une tablette, souvent avec une connexion cellulaire. Les fichiers sont lourds, les appareils voyagent dans des camions, et les paiements aux sous-traitants attirent les fraudeurs. OKTO Solutions, fournisseur de services informatiques de Trois-Rivières, offre aux entreprises de construction du Québec un forfait mensuel qui réunit la gestion des portables et des tablettes, le rangement des plans dans Microsoft 365, la protection des courriels, les sauvegardes, la surveillance du parc et le soutien aux employés. Le service se donne surtout à distance, et sur place quand il faut installer du matériel. Entrepreneur général ou spécialisé, le besoin revient au même : la bonne version du plan pour la chargée de projet, et aucune fausse facture payée.
La chargée de projet
La dernière révision du plan, les avis de changement, les échanges avec le client et les sous-traitants. Elle cherche tout ça au même endroit, du bureau comme du camion.
Le surintendant
Une tablette qui prend la poussière, une connexion cellulaire inégale, et des documents qui doivent s’ouvrir même quand le réseau lâche.
La comptabilité et la paie
Les heures des salariés, les factures des sous-traitants, les virements. C’est le poste que les fraudeurs visent.
Sur la route
Comment garder le contrôle des portables et des tablettes qui partent au chantier ?
Un appareil de chantier vit dans un camion, une roulotte ou un coffre. Il se perd, il se fait voler, il change de mains d’un projet à l’autre. On n’empêchera pas ça. On peut décider d’avance de ce qui se passe ensuite.
Chaque portable et chaque tablette est inscrit dans une gestion centralisée : disque chiffré, mises à jour suivies, état vérifié. S’il disparaît, on le verrouille, on l’efface à distance et on coupe le compte de l’employé. Les plans, eux, ne sont jamais seulement sur l’appareil. Ils sont rangés dans l’espace de l’entreprise et synchronisés pour rester lisibles sans réseau.
L’accès suit la personne plutôt que la machine. L’identité est confirmée par un deuxième facteur, et une connexion venue d’un pays où vous n’avez aucun chantier est refusée. Notre page sur le télétravail sécurisé décrit ces réglages ; une roulotte de chantier pose le même problème qu’un bureau à la maison.
- Un inventaire à jour : quel appareil, sur quel projet, entre les mains de qui
- Le verrouillage et l’effacement à distance en cas de perte ou de vol
- Aucun mot de passe partagé entre les membres d’une même équipe
Assistance OKTO Les dossiers du bureau ouverts à distance par un lien chiffré, depuis un poste dont l’état a été vérifié.
Plans et gros fichiers
Où ranger les plans pour que tout le monde travaille sur la bonne version ?
Construire à partir d’une révision périmée peut coûter plus cher qu’une panne. Le rangement des fichiers compte donc autant que le choix du logiciel. Les logiciels du tableau sont nommés à titre d’exemple : leur éditeur en assure le soutien, pas OKTO.
| Logiciel courant | À quoi il sert | Ce que ça demande à l’informatique |
|---|---|---|
| AutoCAD et Revit | Dessin et maquette du bâtiment | Des postes dimensionnés pour ces logiciels, des licences suivies, et des fichiers volumineux à copier chaque jour |
| Bluebeam Revu | Annotation, mesure et comparaison de plans en PDF | Un espace partagé où la révision en vigueur ne fait aucun doute |
| Procore | Gestion de projet et documents de chantier en ligne | Des comptes ouverts et fermés au rythme des projets, protégés par un deuxième facteur |
| Maestro | Comptabilité, coûts de projet et gestion pour entrepreneurs | Un serveur ou un hébergement surveillé, une sauvegarde vérifiée et aucun accès distant ouvert à tout Internet |
Un site par projet, des droits par groupe
Dans notre accompagnement Microsoft 365, chaque projet a sa bibliothèque et ses permissions sont données à un groupe, pas à une personne. Quand le projet ferme, l’accès des sous-traitants se retire d’un seul geste. Les liens ouverts à quiconque les reçoit, créés un jour de presse, sont repérés et retirés.
Une copie qui ne dépend pas de Microsoft
Un dossier de projet supprimé par erreur plusieurs mois après la livraison ne se retrouve pas toujours dans la corbeille. La sauvegarde de Microsoft 365 garde une copie distincte des fichiers et des courriels, avec une rétention que vous choisissez. Utile le jour où un client conteste un avis de changement.
Faux fournisseur
Comment éviter de payer un fraudeur qui annonce un changement de compte bancaire ?
Le Centre antifraude du Canada décrit le stratagème sous le nom de harponnage. Le fraudeur vise une entreprise qui fait affaire avec un fournisseur, un grossiste ou des entrepreneurs. Il envoie un message contrefait qui annonce un changement dans les modalités de paiement, avec de nouveaux détails bancaires. Le prochain versement part dans son compte.
La construction s’y prête : beaucoup de sous-traitants, des paiements progressifs et des gens pressés. Le message ne contient ni lien ni fichier piégé, donc aucun filtre ne le reconnaît à tous les coups. La défense tient à une règle interne et à quelques réglages.
- Rappeler avant de changerTout changement de coordonnées bancaires est confirmé de vive voix, à un numéro déjà au dossier.
- Fermer les boîtes courrielLa fraude peut partir d’une boîte compromise, la vôtre ou celle du fournisseur. Un deuxième facteur sur chaque compte coupe ce chemin.
- Signer votre domaineSPF, DKIM et DMARC empêchent qu’on écrive à vos clients en votre nom. C’est une partie de notre protection des courriels.
- Exercer les employésLe module vCIO prévoit quatre simulations d’hameçonnage par année.
Un message piégé disséqué : l’adresse réelle du lien, le domaine sosie, puis la mise en quarantaine.
Les échéances
Quelles dates l’informatique ne doit-elle jamais faire rater ?
Trois moments reviennent dans l’année d’un entrepreneur. Les deux premiers ne pardonnent pas une panne. Le troisième est une occasion.
Rapport mensuel à la CCQ
L’employeur le transmet au plus tard le 15e jour du mois qui suit la période couverte, même si aucun travail n’a été exécuté. Il passe obligatoirement par voie électronique. Un poste de paie en panne le 14 devient un problème d’entreprise.
Dépôt d’une soumission
Quand un organisme municipal reçoit les soumissions par voie électronique, elles doivent être déposées dans le SEAO avant la date et l’heure limites. Les clauses types du ministère précisent que c’est au soumissionnaire de tenir compte du trafic Internet.
Congés annuels obligatoires
Les conventions collectives fixent les dates : du 20 décembre 2026 au 2 janvier 2027 pour l’hiver, du 25 juillet au 7 août 2027 pour l’été, sauf exceptions prévues. Les chantiers s’arrêtent, le bureau se vide. C’est la fenêtre idéale pour une migration ou le remplacement d’un serveur.
Le service
Ce qu’OKTO offre à une entreprise de construction
- Les postes du bureau et les appareils de chantier surveillés et tenus à jour par nos services TI gérés, facturés par poste ou par serveur
- Une ligne de support informatique pour les employés, à partir du forfait Standard
- Les comptes créés à l’embauche et fermés au départ, saison après saison, selon notre méthode d’arrivée et de départ d’un employé
- Les couches de cybersécurité gérée : deuxième facteur, protection surveillée sur les postes, correctifs
- Les mesures techniques qui appuient vos obligations, expliquées sur notre page Loi 25 pour les PME
- Un site web qui montre vos chantiers et votre licence RBQ : voyez nos exemples de sites web pour entrepreneurs
Un seul bureau, à Trois-Rivières. Nos services sont offerts aux entrepreneurs partout au Québec. L’essentiel se règle à distance, et un technicien se déplace quand il faut des mains sur le matériel. Si vos chantiers exigent une présence quotidienne, on vous dira franchement qu’un fournisseur plus proche fera mieux. Le détail par territoire : Mauricie, région de Québec, Grand Montréal.
Foire aux questions
Questions fréquentes des entrepreneurs en construction
Comment travailler sur un chantier où Internet est mauvais ?
En rangeant les plans dans un espace d’entreprise synchronisé sur l’appareil. Le surintendant ouvre ses documents sans réseau, et les modifications remontent quand la connexion revient. Ce qui ne fonctionne pas : des plans envoyés par courriel dont personne ne sait lequel est le bon.
Que faire si une tablette disparaît d’un chantier ou d’un camion ?
Si l’appareil est inscrit dans une gestion centralisée, il est verrouillé et effacé à distance, et le compte de l’employé est révoqué depuis le portail. Si le disque est chiffré et que les plans vivent dans l’espace de l’entreprise, vous remplacez du matériel, pas des dossiers. Sans elle, vous ne savez même pas ce que l’appareil contenait.
Un fournisseur nous écrit qu’il a changé de compte bancaire : que faire ?
Rappelez-le à un numéro que vous aviez déjà au dossier, jamais à celui du courriel, et ne payez rien avant sa confirmation de vive voix. Le Centre antifraude du Canada décrit ce stratagème : un faux message annonce un changement des modalités de paiement et fournit de nouveaux détails bancaires. Aucun filtre de courriel ne l’arrête à coup sûr.
Prenez-vous en charge notre logiciel d’estimation ou de comptabilité de chantier ?
Son éditeur en assure le soutien. Nous nous occupons de ce qui le fait tourner : les postes, le serveur ou l’hébergement, le réseau, les accès et la sauvegarde. Le module vCIO, offert à partir de dix postes ou serveurs, ajoute la gestion des fournisseurs, facturée en sus, donc les échanges techniques avec cet éditeur.
La Loi 25 concerne-t-elle un entrepreneur en construction ?
Oui, comme toute entreprise privée du Québec qui détient des renseignements personnels. Les dossiers des salariés et les coordonnées des clients résidentiels en font partie. Nous posons les mesures techniques qui appuient vos obligations ; leur qualification juridique revient à votre conseiller.
Faut-il encore un serveur au bureau pour les plans ?
Pas nécessairement. Beaucoup de dossiers de projet se rangent très bien dans Microsoft 365. Un serveur reste utile quand un logiciel comptable l’exige, ou quand des fichiers de dessin très lourds sont ouverts toute la journée. On regarde vos logiciels avant de recommander quoi que ce soit.
Comptons vos postes, vos tablettes et vos chantiers
On regarde combien d’appareils circulent, où sont rangés vos plans et qui approuve les virements. Vous repartez avec une liste : l’urgent d’abord, puis ce qui se fera au prochain congé de la construction.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le