Varennes
Services informatiques à Varennes : savoir où vivent vos données
La question finit toujours par arriver : vos courriels, vos fichiers et vos sauvegardes, ils sont où, au juste ? OKTO Solutions héberge par défaut les données au Canada et écrit l’endroit dans un document. Notre bureau est à Trois-Rivières, à environ 147 km de Varennes.
Pour une PME de Varennes, OKTO Solutions héberge les données au Canada par défaut : Microsoft 365 dans le locataire canadien, Azure dans les régions Canada Centre ou Canada Est, et les sauvegardes au pays. Le plan de migration nomme la région choisie. La Loi 25 demande en plus de savoir qui accède aux renseignements, combien de temps ils sont conservés et quoi faire lors d’un incident.
Où sont hébergées les données d’une PME de Varennes servie par OKTO ?
OKTO Solutions offre ses services aux PME de Varennes depuis son bureau de Trois-Rivières, à environ 147 km, et héberge par défaut leurs données au Canada. Microsoft 365 loge dans le locataire canadien, où les données au repos demeurent au pays. Les serveurs et les applications placés dans Azure vont dans l’une des deux régions canadiennes, Canada Centre ou Canada Est, et les sauvegardes restent elles aussi au Canada. La région choisie figure au plan de migration, et toute exception est documentée puis approuvée par le client avant d’être appliquée. Pour la Loi 25, l’emplacement n’est qu’une partie de la réponse : il faut aussi savoir qui accède aux renseignements personnels, combien de temps ils sont conservés et quoi faire en cas d’incident. OKTO prend en charge le volet technique de ce dossier et ne se prononce pas sur la conformité juridique d’une entreprise. Aucun technicien n’est posté à Varennes : le suivi se fait à distance.
Sur la carte
Canada Centre ou Canada Est : où sont ces deux régions ?
Azure découpe son infrastructure en régions, et deux d’entre elles sont au pays. Canada Centre se trouve à Toronto, en Ontario. Canada Est se trouve à Québec. Quand le serveur ou la base de données d’une entreprise de Varennes monte dans le nuage avec nous, c’est dans l’une des deux qu’il est créé, à moins d’une demande contraire mise par écrit.
Ce choix ne se fait pas à la dernière minute. Il se décide à l’étape du plan de migration, après l’inventaire, et il est noté avec la raison qui le justifie. Le jour où quelqu’un vous demande où sont vos données, la réponse tient en une ligne, et elle porte une date.
Un détail compte pour une entreprise d’ici : Canada Centre est au Canada, mais hors du Québec. La Loi 25 n’interdit pas de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur de la province. Elle demande une évaluation avant de le faire, et la communication peut avoir lieu si cette évaluation démontre une protection adéquate.
Microsoft 365 suit la même logique. Le locataire est canadien, et ce qu’il contient, courriels, fichiers OneDrive, sites SharePoint, y est gardé au repos au Canada.
Le paquet de données part vers Canada Centre, puis vers Canada Est. Dans les deux cas, il reste au pays.
Le relevé
Qu’est-ce qui est hébergé où, système par système ?
Les données d’une PME ne logent jamais à une seule adresse.
| Ce qui est hébergé | Où ça se trouve | Ce qui s’écrit au dossier |
|---|---|---|
| Courriels, OneDrive, SharePoint et Teams | Microsoft 365, locataire canadien, données au repos au Canada | Le locataire, les licences et les personnes qui l’administrent |
| Serveurs, applications et bases de données montés dans Azure | Région Canada Centre ou Canada Est | La région retenue, la raison du choix, les rôles et les accès |
| Sauvegardes | Conservées au Canada | Ce qui est copié et, dès le forfait Standard, le résultat des tests de restauration |
| Serveur gardé dans vos locaux | Chez vous, dans le local technique | La raison de le garder sur place, et l’endroit où part sa copie de secours |
| Logiciels de tiers : paie, infolettre, outils en ligne | Chez le fournisseur du logiciel, à vérifier un par un | Le nom du fournisseur et ce que son contrat prévoit pour protéger les renseignements |
Nous dressons la liste des fournisseurs qui touchent à vos données ; le contrat, lui, se signe entre votre direction et chacun d’eux. Voyez aussi la page sauvegarde et reprise après sinistre.
Le cadre
Que demande la Loi 25 quand les données sont dans le nuage ?
Cinq points reviennent, tirés de la loi québécoise qui protège les renseignements personnels dans le secteur privé. Aucun n’interdit le nuage.
- Évaluer avant de sortir des renseignements du Québec. L’évaluation regarde la sensibilité du renseignement, la raison de son utilisation, les mesures de protection, y compris celles du contrat, et le régime juridique de l’endroit visé. La communication peut se faire si l’évaluation démontre une protection adéquate, et elle fait l’objet d’une entente écrite (art. 17).
- Évaluer avant tout nouveau système. L’achat, le développement ou la refonte d’un système qui touche des renseignements personnels passe par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 3.3). Mieux vaut la garder par écrit.
- Encadrer chaque fournisseur par un contrat écrit. Le mandat précise les mesures prises pour protéger la confidentialité (art. 18.3).
- Prendre des mesures de sécurité raisonnables. La loi ne dresse pas de liste : les mesures se jugent notamment selon la sensibilité des renseignements, leur quantité et leur support (art. 10). En pratique : authentification multifacteur, chiffrement, contrôle des accès, journalisation et sauvegardes vérifiées.
- Ne pas garder plus longtemps que nécessaire. Une fois la raison de la collecte accomplie, le renseignement est détruit ou anonymisé, sauf délai prévu par une loi (art. 23).
Gestion clientsImprimerie Saint-Maurice inc. Exemple d’écran, avec une fiche fictive : six champs y identifient une personne, du nom au numéro de dossier.
L’inventaire
Quelles données comptent comme des renseignements personnels ?
Plus qu’on pense. La loi protège tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou non. Un nom, une adresse de courriel, un dossier d’employé, un numéro de dossier client. Une seule fiche client ordinaire en contient facilement six.
Voilà pourquoi la question « où sont nos données » ne se règle pas en regardant seulement le serveur. Les renseignements personnels sont éparpillés : sur les postes, dans les boîtes de courriel, dans SharePoint et OneDrive, dans les sauvegardes, dans les applications de tiers. L’inventaire technique sert à dresser cette carte.
La carte faite, le reste devient un travail ordinaire. On révise les droits, on retire les comptes d’anciens employés, on chiffre les portables et les supports amovibles, on garde une trace de ce qui est consulté. Chaque mesure est notée avec sa date, parce que c’est la preuve qu’on vous demandera un jour.
Les décisions restent chez vous. Votre direction fixe les durées de conservation et désigne la personne responsable des renseignements personnels. Nous appliquons ensuite ces durées dans les outils.
Le terrain
Varennes, à environ 147 km de notre bureau
Varennes se trouve en Montérégie et appartient à la MRC de Marguerite-D’Youville. Elle longe le fleuve Saint-Laurent, et l’autoroute 30 comme la route 132 la desservent.
OKTO n’a pas d’adresse à Varennes. Tout part de Trois-Rivières. La surveillance, les correctifs, la gestion de Microsoft 365 et celle d’Azure se font à distance. Un déplacement se planifie quand le mandat demande d’intervenir sur l’équipement, selon ce que le contrat prévoit. Pour Varennes, nous ne promettons aucun délai sur place.
Le support de tous les jours fonctionne en semaine, entre 8 h et 17 h. Le soir et la fin de semaine, une panne qui paralyse l’entreprise se signale sur la ligne d’urgence. Le forfait Complet l’inclut ; dans Base et Standard, on l’ajoute en option. Chaque niveau est détaillé sur la page de nos forfaits, et le reste du territoire sur celle des régions desservies. Pour savoir où sont vos données aujourd’hui, écrivez-nous par la page contact.
Foire aux questions
Vos questions sur l’hébergement des données à Varennes
Avez-vous un bureau ou un technicien à Varennes ?
Nos courriels et nos fichiers Microsoft 365 sortent-ils du Canada ?
Canada Centre ou Canada Est : qui décide de la région Azure ?
Héberger nos données au Canada suffit-il pour la Loi 25 ?
Peut-on garder un serveur dans nos locaux de Varennes ?
Où sont conservées nos sauvegardes ?
Savez-vous où sont vos données ce matin ?
Dites-nous ce que vous utilisez : Microsoft 365, un serveur au bureau, un logiciel de paie en ligne. On vous répond avec ce qui est au Canada, ce qui ne l’est pas et ce qui reste à documenter.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le