Portail client Un budget voté une fois par année
Une facture surprise en mars n’a pas de ligne au budget. Le conseil d’administration veut un montant connu d’avance.
OBNL et organismes
Services informatiques pour OBNL et organismes communautaires
Dans un organisme, chaque dollar mis dans l’informatique est un dollar qui ne va pas à la mission. Alors on étire : le portable de l’ancienne coordonnatrice, un mot de passe connu de toute l’équipe, le neveu du président qui dépanne. Ça tient, jusqu’au jour où la liste des donateurs part au mauvais destinataire.
Les services informatiques pour un OBNL comprennent le soutien aux employés, la gestion des comptes à chaque arrivée et à chaque départ, la protection des renseignements des donateurs et des usagers, et une sauvegarde vérifiée. OKTO Solutions les offre aux organismes du Québec par forfait mensuel ou par banque d’heures.
Trois contraintes
Que couvrent des services informatiques pour un OBNL ?
Les services informatiques pour un OBNL couvrent la même base que pour une entreprise, avec trois contraintes de plus : un budget serré, des personnes qui arrivent et repartent souvent, et des renseignements sensibles sur des donateurs ou des usagers. Un organisme de dix employés peut compter quarante bénévoles, un conseil d’administration et des stagiaires, chacun avec un accès à quelque chose. OKTO Solutions, dont le bureau est à Trois-Rivières, offre aux OBNL et aux organismes communautaires du Québec un forfait mensuel par poste, ou une banque d’heures quand le budget ne permet pas plus. Le service comprend la surveillance des postes, le soutien aux employés, la gestion des comptes à l’arrivée et au départ, la protection des courriels et la sauvegarde. Microsoft offre de son côté des licences en don et à prix réduit aux organismes qu’elle juge admissibles. Cette décision se prend chez Microsoft, pas chez nous. Notre travail commence une fois les licences obtenues.
Des gens qui changent
Stagiaires, contrats liés à une subvention, bénévoles d’un soir ou de dix ans, membres du conseil. Chaque arrivée ouvre un accès. Chaque départ devrait en fermer un.
Des renseignements délicats
Une liste de donateurs avec leurs montants. Des dossiers d’usagers qui racontent une situation de santé, de logement ou de famille.
Licences Microsoft
Quelles licences Microsoft sont offertes aux OBNL, et qui peut s’en servir ?
Selon la documentation de Microsoft, Microsoft 365 Business Basic est la principale offre infonuagique accordée en don aux organismes admissibles ; d’autres licences sont à prix réduit. Tout le monde dans l’organisme n’y a pas droit de la même façon.
| La personne | Licence offerte en don | Licence à prix réduit |
|---|---|---|
| Employé rémunéré de l’organisme | Oui | Oui |
| Dirigeant non rémunéré qui exerce un rôle de direction | Oui | Oui |
| Bénévole | Non | Oui |
| Participant aux programmes, membre, donateur | Non | Non |
Ce que Microsoft demande en retour
Un seul environnement validé par organisme, et une attestation à renouveler. Un organisme qui laisse dormir des licences données ou qui les prête à une entité non admissible risque de perdre l’accès aux offres.
Ce que nous faisons, et ce que nous ne promettons pas
La demande se dépose par l’organisme, dans le portail de Microsoft, et la réponse lui appartient. Une fois les licences accordées, leur attribution, la sécurité des comptes et le ménage des accès relèvent de notre accompagnement Microsoft 365. OKTO est Microsoft Partner, ce qui ne change rien à l’admissibilité d’un organisme. Les étapes de la demande sont dans notre guide des logiciels gratuits ou à rabais pour OBNL.
Bénévoles et employés
Comment gérer les accès quand les gens changent souvent ?
Le problème d’un organisme est rarement l’arrivée : quelqu’un finit toujours par créer le compte. Le problème, c’est le départ. La stagiaire de l’été dernier a encore accès au dossier des usagers. L’ancien trésorier reçoit toujours les relevés. Le bénévole parti fâché connaît le mot de passe de la page Facebook.
La réponse tient dans un registre : pour chaque rôle, la liste de ce qu’il ouvre. Intervenante, adjointe, membre du conseil, bénévole à l’accueil. À l’arrivée, on accorde ce que le rôle prévoit, rien de plus. Au départ, on retire la même liste, le jour même, et la boîte courriel est transférée à la personne qui reprend les dossiers. Notre page sur l’arrivée et le départ d’un employé décrit la méthode au complet.
Pour les bénévoles, la règle est plus simple encore : un accès à leur nom, limité à ce qu’ils font. Les comptes partagés sont ceux qu’on oublie de fermer.
- Un compte par personne, y compris pour les membres du conseil
- Les mots de passe des réseaux sociaux et des plateformes de dons dans un coffre, pas dans un courriel
- Une revue des accès à date fixe, par exemple après l’assemblée générale
Le même registre lu dans les deux sens : ce qui a été accordé à l’arrivée est retiré au départ, ligne par ligne.
Donateurs et usagers
Quelles règles encadrent les renseignements des donateurs et des usagers ?
Deux séries de règles se croisent. La première est québécoise : la loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé, resserrée par la Loi 25, vise l’exploitation d’une entreprise au sens du Code civil, soit une activité économique organisée, « qu’elle soit ou non à caractère commercial ». La Commission d’accès à l’information écrit que cette loi peut aussi viser des OBNL, mais qu’une analyse au cas par cas s’impose. Quand la loi s’applique, la personne qui a la plus haute autorité dans l’organisation est d’office responsable de la protection des renseignements personnels, à moins de déléguer ce rôle par écrit. Notre page sur la Loi 25 détaille le registre des incidents et les autres obligations.
La seconde est fédérale et concerne les organismes de bienfaisance enregistrés. L’Agence du revenu du Canada demande de conserver les livres et registres à l’adresse canadienne inscrite au dossier, dans un format lisible électroniquement s’ils ont été créés ainsi, et recommande une copie de secours gardée ailleurs. C’est ce que fait une sauvegarde avec copie hors site. Pour les dons reçus en ligne, nos exemples de sites web pour OBNL montrent comment présenter le formulaire et le reçu fiscal.
- Trouver les listesLe chiffrier des donateurs, l’export de la plateforme de dons, les formulaires d’inscription : où sont-ils, et qui les a copiés sur son poste ?
- Réduire qui y accèdePar rôle, pas par habitude. Un audit Microsoft 365 montre les partages ouverts à tout l’organisme.
- Fermer la porte d’entréeL’authentification multifacteur sur chaque compte, puis les autres couches de notre cybersécurité gérée.
- Écrire quoi faire en cas d’erreurUn courriel parti au mauvais destinataire est un incident. Il se note, il s’évalue, et quelqu’un sait qui appeler.
Une fiche du registre des incidents de confidentialité : la date, la nature, les mesures prises et la signature du responsable.
Nous ne sommes ni avocats ni auditeurs. OKTO pose des mesures techniques qui appuient vos obligations et en garde la trace. Savoir si votre organisme est visé par une loi, et jusqu’où, se valide auprès de votre conseiller juridique.
Le calendrier d’un organisme
À quels moments de l’année une panne coûte-t-elle le plus cher ?
| Le moment | Ce qui se passe | Ce qu’il faut du côté informatique |
|---|---|---|
| La campagne de fin d’année | Formulaires de don, envois aux donateurs, boîte courriel de l’organisme : tout sert en même temps. | Aucun changement de système pendant ces semaines, et une personne joignable si la boîte d’envoi se bloque |
| Le début de l’année | Production des reçus officiels de dons. Leurs doubles se conservent deux ans après la fin de l’année civile du don. | Une sauvegarde vérifiée des données de dons, qu’elles soient dans Prodon, CanaDon, Zeffy ou un chiffrier |
| Les six mois après la fin de l’exercice | L’organisme de bienfaisance enregistré produit sa déclaration T3010 auprès de l’Agence du revenu du Canada. | Les livres comptables accessibles et lisibles, pas enfermés dans le portable d’un ancien trésorier |
| L’assemblée générale annuelle | Rapport d’activités, états financiers, vote des membres, parfois à distance. | Une salle et une visioconférence essayées la veille, et des documents partagés par un lien qui expire |
Budget serré
Comment faire entrer l’informatique dans le budget d’un organisme ?
En choisissant la formule selon ce que l’organisme peut porter cette année, et en écrivant le reste dans un plan.
La banque d’heures
Des heures prépayées, sans engagement mensuel, pour le soutien, un projet ou un conseil. Une bonne porte d’entrée quand un bénévole tient déjà le quotidien.
Le forfait mensuel
Base, Standard ou Complet, facturé par poste ou par serveur. Un montant fixe se défend mieux devant un conseil d’administration qu’une suite de factures à l’heure. Nos forfaits se comparent ligne par ligne, et la co-gestion garde votre bénévole dans le portrait.
Le plan sur trois ans
Quels postes remplacer, quand, et pour combien. Un plan TI sur trois ans donne un chiffre à inscrire dans une demande de financement, au lieu d’un achat d’urgence le jour où le serveur lâche.
OKTO Solutions commandite Ékip Jeunesse, un organisme d’aide aux jeunes de Trois-Rivières. C’est une commandite, pas un contrat de service. La façon dont on s’implique auprès des organismes est expliquée dans notre engagement OBNL. Pour les déplacements, voyez nos pages sur Trois-Rivières et sur Québec.
Foire aux questions
Questions fréquentes des OBNL
Notre OBNL est-il admissible aux licences Microsoft offertes ?
C’est Microsoft qui tranche, par l’entremise d’un partenaire de validation. Ses critères demandent un statut juridique reconnu et excluent notamment les organismes gouvernementaux, les écoles, les associations professionnelles et les organisations politiques ou syndicales. Microsoft se réserve le droit d’accepter ou de refuser une demande. Nous ne promettons donc rien avant sa réponse.
Un bénévole peut-il avoir une adresse courriel de l’organisme ?
Oui, mais pas avec une licence offerte en don : Microsoft réserve celles-ci aux employés rémunérés et aux dirigeants non rémunérés. Un bénévole peut être invité comme utilisateur externe avec son compte personnel, ou recevoir une licence à prix réduit s’il lui faut une adresse au nom de l’organisme.
La Loi 25 s’applique-t-elle à un OBNL ?
La loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé vise quiconque exploite une entreprise au sens du Code civil, soit une activité économique organisée, « qu’elle soit ou non à caractère commercial ». Selon la Commission d’accès à l’information, elle peut donc viser un OBNL, mais une analyse au cas par cas doit établir si l’organisme exerce véritablement une activité économique organisée, et l’aide d’un juriste peut être requise. Les mesures techniques, elles, sont les mêmes dans les deux cas.
Combien de temps faut-il garder les reçus de dons et les registres ?
Selon l’Agence du revenu du Canada, un organisme de bienfaisance enregistré conserve les doubles des reçus officiels de dons deux ans après la fin de l’année civile des dons, et ses autres livres et registres six ans après la fin de l’exercice visé. L’Agence recommande aussi d’en garder une copie de secours à un autre endroit.
On n’a pas le budget pour un forfait mensuel : par où commencer ?
Par une banque d’heures prépayées, en blocs de 10, 20 ou 50 heures, et par les trois gestes qui coûtent peu : l’authentification multifacteur sur chaque compte, le retrait des accès des personnes parties, et une sauvegarde dont on a essayé la restauration. Le reste se planifie sur plus d’un exercice.
Un bénévole s’occupe de notre informatique : faut-il le remplacer ?
Non. Il connaît vos gens mieux que n’importe quel fournisseur. Ce qu’il faut régler, c’est la dépendance : les comptes administrateurs au nom de l’organisme, avec un compte de secours, et un environnement documenté. La co-gestion lui laisse le quotidien et nous confie la surveillance, la sécurité et les sauvegardes.
Dites-nous ce que votre budget permet
On regarde vos postes, vos comptes et l’endroit où dorment vos listes. On vous dit par quoi commencer, et ce qui peut passer à la prochaine demande de financement.
Révisé par Antonio Pazzi, président d’OKTO Solutions · mis à jour le