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Services informatiques à Rimouski : mettre de l’ordre avant d’activer Copilot

Environ 426 km de route séparent Rimouski de notre bureau de Trois-Rivières. Nous n’irons pas chez vous, et ce n’est pas nécessaire pour ce dont il est question ici. Préparer Microsoft 365 Copilot, c’est d’abord corriger des partages et des droits d’accès dans une console d’administration. Ce travail se fait très bien de loin.

Faire regarder notre Microsoft 365 Microsoft 365 Copilot
Conseiller présentant le choix entre plusieurs outils d’intelligence artificielle

Avant d’activer Microsoft 365 Copilot dans une PME de Rimouski, il faut régler le partage SharePoint et OneDrive, les étiquettes de confidentialité, la prévention de la perte de données, le journal d’audit, les rôles d’administration et l’accès au Web. Copilot ne donne aucun droit nouveau : il rend visibles les accès trop larges.

Que faut-il régler avant d’activer Copilot dans une PME de Rimouski ?

Il faut régler les accès avant les licences. Microsoft 365 Copilot répond à partir des documents, des courriels et des conversations Teams que chaque employé a déjà le droit d’ouvrir. Il n’accorde aucun droit nouveau, mais il met au jour les partages trop larges que personne ne remarquait. OKTO Solutions offre ses services aux PME de Rimouski depuis Trois-Rivières, à environ 426 km par la route, entièrement à distance, sans bureau ni technicien au Bas-Saint-Laurent. La préparation porte sur six réglages : le partage dans SharePoint et OneDrive, les étiquettes de confidentialité, la prévention de la perte de données, le journal d’audit, les rôles d’administration, puis la recherche sur le Web et les agents. Vient ensuite un pilote sur un petit groupe, mesuré sur trois tâches. La question des licences se tranche en dernier, poste par poste. La même démarche couvre l’intelligence artificielle déjà utilisée au bureau sans encadrement : on relève les outils en usage, puis on écrit ce qui a le droit de sortir de l’entreprise.

Démêler

De quel Copilot parle-t-on ?

Trois produits portent ce nom. Les confondre mène à activer le mauvais, ou à s’inquiéter du mauvais.

ProduitD’où viennent ses réponsesCe que ça demande
Le Copilot de Windows et du navigateur EdgeDu Web, pas de vos fichiers d’entrepriseUne consigne claire : on n’y colle pas un document confidentiel
L’assistant présent dans certaines applications Microsoft 365, sans licence dédiéeÇa varie selon le plan souscrit et dans le tempsSavoir ce que votre plan active réellement
Microsoft 365 Copilot, la licence par utilisateurDe vos documents SharePoint et OneDrive, de vos courriels, de Teams et des réunionsUne préparation complète avant l’ouverture

Le troisième est le seul qui lit ce que contient votre environnement. C’est donc lui qui fait l’objet de cette page. Le portrait complet se trouve sur Microsoft 365 Copilot pour PME.

Le vrai risque

Pourquoi commencer par les accès plutôt que par la formation ?

Parce que Copilot est très bon pour trouver. Un dossier de ressources humaines partagé un jour avec « tout le monde » dormait tranquille : personne ne savait qu’il était ouvert, donc personne n’allait le chercher. Avec Copilot, un employé pose une question banale et la réponse cite ce dossier.

L’outil n’a rien contourné. Le droit existait déjà. Dans une organisation qui partage des fichiers depuis dix ans, on trouve des liens sans date de fin, des bibliothèques héritées d’un vieux projet et des documents de la direction rangés au mauvais endroit.

Ce ménage a de la valeur même si vous décidez de ne jamais acheter une licence. C’est d’ailleurs le terrain que couvre notre audit Microsoft 365, un mandat autonome.

Audit Microsoft 365 Services Microsoft 365

Une question sur un dossier sensible, un refus, puis les permissions SharePoint qui se referment une à une.

Avant d’ouvrir

Les six réglages à passer en revue

Ils se font dans le centre d’administration, sans changement pour les utilisateurs. Voilà pourquoi la distance ne gêne pas.

  1. Le partage dans SharePoint et OneDrive. Quels sites sont ouverts à toute l’organisation, quels liens n’expirent jamais. C’est le premier point, et souvent le plus long.
  2. Les étiquettes de confidentialité. Existent-elles, sont-elles publiées, bloquent-elles vraiment la copie vers l’extérieur ? Des étiquettes créées puis jamais publiées ne protègent rien.
  3. La prévention de la perte de données. Les règles qui arrêtent l’envoi d’un numéro d’assurance sociale ou de données bancaires hors de l’entreprise.
  4. Le journal d’audit. Est-il activé, depuis quand, et combien de temps les traces sont-elles gardées ? Sans lui, impossible de dire qui a demandé quoi après un incident.
  5. Les rôles d’administration. Qui est administrateur global, et l’authentification multifacteur est-elle imposée à ces comptes ?
  6. La recherche sur le Web et les agents. Copilot peut-il compléter une réponse sur Internet, et qui a le droit de créer des agents ? C’est une décision de direction.
Ensuite, un pilote. Un petit groupe dont le travail est fait de rédaction, de résumé et de recherche. On chronomètre trois tâches avant, puis après. La décision se prend poste par poste, suivie d’une courte formation par métier et d’une règle écrite sur ce qu’on ne colle jamais dans un assistant.

Le portrait de l’IA fantôme : les outils repérés s’inscrivent un à un, avec le nombre de personnes et leur provenance.

Déjà au bureau

Et l’IA que vos employés utilisent sans vous le dire ?

Elle est là, que Copilot soit activé ou non. Un compte gratuit ouvert avec le courriel du travail. Une soumission collée dans un assistant pour la raccourcir. Personne ne pense à mal : les gens cherchent à aller plus vite avec ce qu’ils ont sous la main.

L’ennui, c’est que l’information quitte l’entreprise sans entente et sans trace. Quand elle contient des renseignements personnels, la Loi 25 y voit une communication à un tiers, avec les obligations qui viennent avec.

On commence donc par un portrait. Trois sources : ce que le réseau et les postes voient passer vers les grands services d’IA, les applications tierces autorisées dans Microsoft 365, et les inscriptions faites avec une adresse de l’entreprise. On en tire une politique d’utilisation courte, puis un outil approuvé qui remplace l’usage improvisé.

Intelligence artificielle en entreprise Loi 25 pour les PME

Le terrain

Qu’est-ce que 426 km impliquent pour une PME de Rimouski ?

Rimouski est le chef-lieu de la MRC de Rimouski-Neigette, dans la région du Bas-Saint-Laurent. L’Institut de la statistique du Québec y estimait 51 756 habitants en 2025, donnée provisoire.

426 kmenviron, par la route, entre Rimouski et Trois-Rivières
51 756habitants en 2025, estimation provisoire de l’ISQ
6réglages à revoir avant la première licence Copilot

Soyons clairs sur le reste du service. La gestion des postes, les correctifs, les sauvegardes et le support aux employés se donnent eux aussi à distance. Si un appareil brise, une personne de votre équipe pose les gestes simples pendant qu’un technicien la guide, et un remplacement se planifie. Nous ne publions aucun délai d’intervention sur place pour Rimouski.

Ce modèle va bien à un bureau qui vit surtout dans Microsoft 365. Il va mal à une entreprise dont le matériel demande une présence fréquente. Les niveaux de service sont décrits dans nos forfaits, le quotidien sur services TI gérés, et la liste des territoires sur régions desservies.

Villes voisines

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Foire aux questions

Vos questions sur nos services à Rimouski

Peut-on préparer Copilot sans que personne vienne à Rimouski ?
Oui. Les réglages à faire avant d’ouvrir Copilot se trouvent dans le centre d’administration de Microsoft 365, qui se consulte de n’importe où. La rencontre de cadrage se fait elle aussi à distance. Notre bureau est à Trois-Rivières, à environ 426 km, et ce mandat ne demande aucun déplacement.
Copilot va-t-il montrer la paie à toute l’équipe ?
Seulement si le dossier de paie est déjà ouvert à toute l’équipe sans que personne le sache. Copilot ne donne aucun droit nouveau. Il répond à partir de ce que la personne peut déjà ouvrir. C’est pour ça que le partage se corrige avant l’activation.
Faut-il acheter une licence Copilot pour chaque employé ?
Non. Le gain se concentre sur les postes qui écrivent, résument et cherchent. Un pilote sur un petit groupe, avec trois tâches chronométrées avant et après, permet de décider poste par poste. Pour une partie des employés, la licence ne se justifie pas, et on le dit.
Nos employés utilisent déjà ChatGPT avec leur adresse du bureau. Que faire ?
Mesurer avant d’interdire. Le portrait de l’IA fantôme relève les connexions vers les grands services d’IA, les applications tierces autorisées dans Microsoft 365 et les inscriptions faites avec une adresse de l’entreprise. Il sert à encadrer, pas à sanctionner.
La Loi 25 s’applique-t-elle quand un employé colle un dossier dans un outil d’IA ?
Oui, dès que le dossier contient des renseignements personnels. Le geste devient une communication à un tiers, souvent hors Québec. Il faut une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une entente écrite avec le fournisseur et une inscription au registre.
Offrez-vous aussi le support de tous les jours aux PME de Rimouski ?
Oui, à distance seulement. Le support courant répond en semaine, de 8 h à 17 h. Une ligne d’urgence prend les pannes bloquantes hors de ces heures : elle est incluse dans le forfait Complet. Aucun technicien n’est posté au Bas-Saint-Laurent.

Copilot s’en vient chez vous ? Regardons les accès d’abord

Dites-nous combien de personnes utilisent Microsoft 365 à Rimouski et depuis combien d’années vos fichiers s’y accumulent. On vous donne un échéancier après avoir regardé votre environnement, pas avant.

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Révisé par , président d’OKTO Solutions · mis à jour le